Vacances annuelles

Les travailleuses et travailleurs, qu’ils soient à temps plein ou à temps partiel, ont droit à des vacances chaque année et à une indemnité de vacances, couramment appelée « paie de vacances ».

La Loi sur les normes du travail établit la durée minimale des vacances annuelles et prévoit une méthode de calcul pour l’indemnité.

Établir la durée des vacances et le montant de l’indemnité

Pour établir la durée des vacances et calculer le montant de l’indemnité, l’employeur doit tenir compte de 3 facteurs :

• l’année de référence utilisée dans son entreprise pour établir le droit aux vacances
• le nombre d’années de service continu du travailleur
• le salaire brut gagné pendant l’année de référence

Année de référence

Les vacances s’accumulent pendant une période de 12 mois, appelée « année de référence ». Le travailleur doit prendre ses vacances dans les 12 mois qui suivent la fin de l’année de référence.

L’employeur peut aussi, à la demande du travailleur, permettre que les vacances soient prises, en tout ou en partie, pendant l’année de référence.

Dans la plupart des cas, l’année de référence s’étend du 1^er mai au 30 avril. La période peut être différente si l’employeur, un décret ou une convention collective fixe d’autres dates.

Durée des vacances et montant d'indemnité

La durée des vacances annuelles est établie en fonction du nombre d’années de service continu à la fin de l’année de référence.

Le montant de l’indemnité de vacances se calcule sur la base du salaire brut gagné durant l’année de référence (4 % ou 6 %).

Voici ce qui est prévu selon le nombre d’années de service continu.

Moins de 1 an de service continu

Durée des vacances : 1 jour par mois complet de service continu, sans dépasser 2 semaines

Indemnité de vacances : 4 % du salaire brut

1 an à moins de 3 ans de service continu

Durée des vacances : 2 semaines continues

Indemnité de vacances : 4 % du salaire brut

3 ans de service continu et plus

Durée des vacances : 3 semaines continues

Indemnité de vacances : 6 % du salaire brut

À partir de 3 ans de service continu, l’obligation de l’employeur est d’accorder 3 semaines de vacances annuelles. La Loi sur les normes du travail fixe des conditions de travail de base.

Un employeur peut décider d’offrir plus de 3 semaines aux travailleurs qui ont cumulé plus de 3 ans de service continu ou d’accorder des conditions de travail différentes. C’est son droit de gestion. Il doit cependant s’assurer que ces conditions sont conformes aux normes de base fixées par la Loi.

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Exemples de calcul d’indemnité de vacances

Voici 2 exemples de calcul de l’indemnité de vacances, un pour une personne cumulant 2 ans de service continu (4 %) et l’autre cumulant 3 ans de service continu (6 %).

2 ans de service continu

Mario cumule 2 ans de service continu à la fin de l’année de référence.

Détails du calcul 

Informations à retenir pour cet exemple :

• 1^er mai 2023 au 30 avril 2024 (année de référence pour le calcul)
• 17 février 2024 (2 ans de service continu complété)

1. Définir quand Mario aura droit à ses 2 semaines des vacances et à 4 % d’indemnité
   
   Les 2 ans de service continu de Mario sont atteints le 17 février 2024, soit pendant l’année de référence du 1^er mai 2023 au 30 avril 2024.
   
   À partir du 30 avril 2024, Mario pourra prendre 2 semaines de vacances entre le 1^er mai 2024 et le 30 avril 2025. Il recevra son indemnité de 4 % au début de son congé, ou selon les modalités applicables au versement régulier de son salaire.
    
2. Calcul de l’indemnité de vacances
   
   Total du salaire brut gagné entre le 1^er mai 2023 et le 30 avril 2024 x 4 % = indemnité de vacances
   
   25 600 x 4 % = 1 024 $
    
3. Résultat
   
   Mario recevra 1 024 $ en indemnité de vacances pour ses 2 semaines de vacances.

3 ans de service continu et plus

Stéphanie a complété 3 ans de service continu le 21 septembre. L’année de référence pour le calcul des vacances dans l’entreprise où elle travaille est du 1^er mai au 30 avril. 

Son employeur devra calculer l’indemnité de vacances de 6 % sur le salaire brut gagné pendant les 12 mois complets de l’année de référence, c’est-à-dire, l’année de référence au cours de laquelle elle a atteint ses 3 ans de service continu. Le calcul de l’indemnité doit donc inclure le salaire brut gagné avant le 21 septembre, même si elle n’avait pas encore atteint ses 3 ans de service continu.

Détails du calcul 

Informations à retenir pour cet exemple :

• 1^er mai 2023 au 30 avril 2024 (année de référence utilisée pour le calcul)
• 21 septembre 2023 (3 ans de service continu complété)

1. Définir quand Stéphanie aura droit à ses 3 semaines de vacances et à 6 % d’indemnité 
   
   Les 3 ans de service continu de Stéphanie sont atteints le 21 septembre 2023, soit pendant l’année de référence du 1^er mai 2023 au 30 avril 2024.
   
   Stéphanie peut donc prendre ses 3 semaines de vacances entre le 1^er mai 2024 et le 30 avril 2025. 
    
2. Calcul de l’indemnité de vacances
   
   Total du salaire brut gagné entre le 1^er mai 2023 et le 30 avril 2024 x 6 % = indemnité de vacances
   
   45 000 x 6 % = 2 700 $
    
3. Résultat 
   
   Stéphanie a droit à 3 semaines de vacances et à une indemnité de 2 700 $ qui doit lui être versée avant le début de ses vacances, ou selon les modalités applicables pour le versement régulier de son salaire.

Particularités

L’indemnité de vacances continue de s’accumuler pendant :

• le congé de maternité de 18 semaines ou moins
• le congé de paternité de 5 semaines ou moins
• une absence pour cause de maladie ou d’accident de 26 semaines ou moins (ou une absence liée à un don d’organes ou de tissus à des fins de greffe, à un accident, à de la violence conjugale ou de la violence à caractère sexuel dont le travailleur ou la travailleuse a été victime)

Calcul de l'indemnité de vacances en cas d'absence du travail

Voici 2 exemples de calcul de l’indemnité de vacances en cas d’absence d’une travailleuse ou d’un travailleur.

Exemple incluant une absence maladie de 26 semaines

Sylvain cumule 2 ans et demi de service continu.

Sylvain a droit à 2 semaines de vacances et à une indemnité de vacances de 4 %.

Au cours de la dernière année de référence, Sylvain a travaillé 26 semaines à 600 $ par semaine et s’est absenté du travail pour cause de maladie pendant un autre 26 semaines.

Calcul : 26 (semaines de travail) x 600 $ (salaire par semaine) = 15 600 $
15 600 $ ÷ 26 = 600 $ (moyenne du salaire gagné par semaine)
600 $ (moyenne du salaire gagné par semaine) x 2 (semaines de vacances) = 1 200 $

Sylvain recevra 1 200 $ en indemnité de vacances pour ses 2 semaines de vacances.

Exemple incluant un congé de maternité

Élizabeth cumule 8 ans de service continu.

Elle a donc droit à 3 semaines de vacances et à une indemnité de vacances de 6 %.

Élizabeth a travaillé 24 semaines à 800 $ par semaine et a été en congé de maternité pendant 18 semaines ainsi qu’en congé parental durant 10 semaines.

Calcul : 800 $ (salaire moyen gagné par semaine) x 3 (nombre de semaines de vacances) = 2 400 $ 2 400 $ x 42 (24 semaines travaillées + 18 semaines de congé de maternité) ÷ 52 semaines dans l’année = 1 938,46 $

Élizabeth recevra 1 938,46 $ en indemnité de vacances pour ses 3 semaines de vacances.

Remarque

Ses semaines de congé parental sont exclues du calcul, car l’indemnité de vacances ne s’accumule pas pendant cette période. L’indemnité de vacances que recevra Élizabeth ne doit pas dépasser celle à laquelle elle aurait eu droit si elle était restée au travail (donc si elle n’avait pas été en congé de maternité).

Départ en vacances

L’employeur détermine la période des vacances des membres de son personnel. L’employeur doit les informer individuellement des dates autorisées au moins 4 semaines à l’avance.

Le travailleur doit recevoir son indemnité de vacances en un seul versement avant son départ en congé ou au moment de la paie courante couvrant la période de ses vacances.

Aucune indemnité compensatoire ne peut être versée à un travailleur pour remplacer sa période de vacances, sauf quand :

• une convention collective ou un décret prévoit une disposition particulière
• l’établissement ferme 2 semaines pendant les vacances et qu’un travailleur ayant droit à 3 semaines demande de faire remplacer la dernière par une indemnité

Vacances anticipées

Si le travailleur le demande, l’employeur peut lui permettre de prendre ses vacances, en tout ou en partie, pendant l’année de référence. La proportion de l’indemnité qui sera alors versée est établie par le travailleur et l’employeur. Par exemple, l’indemnité pourrait être calculée sur la base du salaire :

• gagné depuis le début de l’année de référence
• anticipé pour toute l’année de référence

Vacances reportées

Les vacances d’un travailleur peuvent être reportées, avec l’accord de son employeur, à l’année suivante seulement si, à la fin de la période de 12 mois qui suit l’année de référence, il est absent ou en congé :

• pour maladie ou accident non lié au travail
• pour don d’organes ou de tissus à des fins de greffe
• à cause de violence conjugale ou à caractère sexuel
• à cause d'un préjudice corporel grave en raison ou résultant d’un acte criminel dont il est victime
• pour raisons familiales ou parentales, y compris pour une absence en raison de l’état de santé d’une personne pour laquelle il agit comme proche aidant

L’employeur a le droit de refuser une demande de report des vacances. Il doit alors verser au travailleur l’indemnité de vacances à laquelle il a droit.

Vacances divisées

Un employeur ne peut pas imposer la division de la période de vacances.

Une semaine de vacances ou moins

Les vacances d’une semaine ou moins doivent être prises de manière consécutive.

Une semaine de vacances ou plus

Un travailleur qui a plus d’une semaine de vacances peut choisir de diviser ses vacances en 2 périodes ou de les prendre de manière consécutive.

Son employeur peut refuser de diviser la période des vacances seulement s’il ferme son entreprise pendant les vacances ou plus longtemps.

Pour diviser ses vacances en plus de 2 périodes, par exemple en 8 lundis, le travailleur doit avoir l’accord de son employeur.

Congé supplémentaire

Le travailleur qui a déjà droit à 2 semaines de vacances peut demander un congé supplémentaire d’une semaine sans salaire. L’employeur doit lui accorder ce congé. Le travailleur ne peut pas exiger de prendre cette troisième semaine à la suite des 2 autres. Ce congé supplémentaire ne peut pas être divisé en plusieurs périodes, sauf si l’employeur l’autorise.

Si un travailleur a droit à 3 semaines de congés ou plus par année, il peut demander un congé supplémentaire à ses frais, mais son employeur a le droit de le lui refuser.