Évaluation périodique

L'employeur doit, après qu'un programme d'équité salariale a été complété ou que des ajustements salariaux ont été déterminés en vertu de la section III du chapitre II, évaluer périodiquement le maintien de l'équité salariale dans son entreprise.

Période

Cette évaluation est effectuée afin d'identifier si des événements survenus dans l'entreprise depuis l'exercice précédent ont créé des écarts salariaux entre les catégories d'emplois à prédominance féminine et celles à prédominance masculine équivalentes et, le cas échéant, de déterminer les ajustements requis.

Cette évaluation et les affichages prévus au présent chapitre doivent être effectués tous les cinq ans à compter de la date à laquelle a eu lieu l'affichage fait en vertu du premier alinéa de l'article 35, du deuxième alinéa de l'article 75 ou de l'article 76.3 ou, s'il n'a pas eu lieu dans le délai prévu, à compter de la date à laquelle il devait avoir lieu.

Programmes complétés

Lorsque des programmes d'équité salariale ont été complétés ou que des ajustements salariaux ont été déterminés à des dates différentes au sein d'une même entreprise, il peut être procédé à l'évaluation du maintien de l'équité salariale et aux affichages prévus au présent chapitre selon les délais propres à chacun de ceux-ci ou simultanément pour une partie ou pour l'ensemble de ceux-ci. Dans le cas d'évaluations faites simultanément, le délai pour ce faire est celui qui échoit en premier. L'article 13 s'applique à une évaluation du maintien de l'équité salariale, compte tenu des adaptations nécessaires.

2009, c. 9, a. 23; 2019, c. 4, a. 5.

Orientation

Périodicité

L'évaluation du maintien de l'équité salariale doit être faite après que l'exercice d'équité salariale ait été complété.

Cette évaluation vise à vérifier si les catégories d'emplois à prédominance féminine de l'entreprise ont reçu et reçoivent toujours, depuis l'obligation précédente, une rémunération au moins égale à celle des catégories d'emplois à prédominance masculine de même valeur ou de valeur équivalente qui s'y retrouvent.

Cette évaluation doit donc permettre de vérifier si des événements ont créé des écarts salariaux dans l'entreprise depuis l'obligation précédente, qu'il s'agisse d'un exercice initial ou d'une évaluation du maintien et de corriger ces écarts le cas échéant.

Le maintien de l'équité salariale doit être évalué tous les 5 ans. Cette évaluation, et l'affichage des résultats qui en découle, doivent toujours être effectués à la même date (date dite « date anniversaire »), aux 5 ans.

Date anniversaire : cas possibles

Depuis les changements législatifs du 10 avril 2019, la date anniversaire d'un employeur dépend de la date à laquelle sa première évaluation du maintien est prévue.

Deux cas sont possibles :

1. L'employeur dont la première évaluation du maintien de l'équité salariale était prévue avant le 10 avril 2019 conserve la même date anniversaire et ce, pour toutes les évaluations du maintien de l'équité salariale à venir.
2. Pour l'employeur dont la première évaluation du maintien est prévue après le 9 avril 2020, la date anniversaire est déterminée par la date de l'affichage de l'affichage des résultats de l'exercice d'équité salariale pour l'entreprise comptant, en moyenne, de 10 à 49 personnes salariées ou par la date du 2e affichage, dans le cas d'une entreprise comptant 50 personnes salariées ou plus.

Cependant, et de façon transitoire, si la première évaluation du maintien doit être réalisée entre le 10 avril 2019 et le 9 avril 2020, celle-ci doit se faire à la date anniversaire tel que déterminée par la date du nouvel affichage lors de l'exercice initial. Par la suite, les évaluations du maintien doivent se faire à la date d'affichage, ou 2e affichage selon le cas, des résultats de l'exercice initial. Ceci devient la nouvel date anniversaire.

Difficultés d'effectuer l'affichage à la « date anniversaire »

La « date anniversaire » pour afficher les résultats de l'évaluation du maintien de l'équité salariale peut parfois être difficile d'application, compte tenu des congés ou des fermetures temporaires d'entreprise.

D'une part, la Loi d'interprétation (RLRQ c.I-16) vient régler certaines de ces difficultés lorsque la « date anniversaire » de l'évaluation du maintien est un jour férié; le délai est alors prolongé jusqu'au jour non férié suivant (art. 52 de la Loi d'interprétation). Par exemple, si le 31 décembre est un dimanche, l'employeur pourra validement afficher l'évaluation du maintien de l'équité salariale le mardi 2 janvier suivant, sans être considéré en « retard ».

La Loi prévoit qu'un affichage peut être effectué au moyen d'un support faisant appel aux technologies de l'information. Ainsi, même si les personnes salariées ne sont pas physiquement sur les lieux de l'entreprise pour constater l'affichage, celles-ci pourraient en être informées au moyen d'un support faisant appel aux technologies de l'information (courriel, Internet, etc.).

Quelles sont les conséquences lorsqu'un employeur, qui est dans l'impossibilité d'agir à la « date anniversaire », décide de faire l'affichage de l'évaluation du maintien de l'équité salariale après la « date anniversaire »?

Le fait d'afficher les résultats de l'évaluation du maintien quelques jours après la « date anniversaire » n'a pas d'impact sur les ajustements salariaux devant être payés aux personnes salariées puisque ceux-ci doivent être versés à compter de la date où doit avoir lieu le nouvel affichage de l'évaluation du maintien. S'ils sont effectués après cette date, les ajustements salariaux portent intérêt à compter de la date où devait avoir lieu le nouvel affichage.

Quelles sont les conséquences lorsqu'un employeur, qui est dans l'impossibilité d'agir à la « date anniversaire », décide de faire l'affichage de l'évaluation du maintien de l'équité salariale avant la « date anniversaire »?

Dans le cas où l'employeur est dans l'impossibilité réelle d'agir au moment de la « date anniversaire » qui lui est applicable, la Commission pourra faire preuve d'une certaine souplesse.

Ainsi, un employeur qui a complété son évaluation du maintien de l'équité salariale, et qui doit en afficher les résultats alors que l'entreprise est temporairement fermée, pourrait le faire avant la fermeture, en autant que les résultats affichés reflètent le portrait de l'entreprise à sa « date anniversaire ». Un tel aménagement doit être exceptionnel et devra se justifier au cas par cas.

En aucun cas, les aménagements administratifs ne peuvent porter préjudice aux droits des personnes salariées et des associations accréditées d'exercer leurs recours.

Démarche pour évaluer le maintien de l'équité salariale

Par les termes de la Loi, l'évaluation du maintien constitue une obligation distincte, et autonome, renouvelée à tous les 5 ans, afin de mesurer si des ajustements salariaux sont requis pour corriger des écarts salariaux entre les catégories d'emplois à prédominance féminine et celles à prédominance masculine de même valeur ou de valeur équivalente.

L'évaluation du maintien de l'équité salariale permet de vérifier si des événements ont créé des écarts salariaux dans l'entreprise depuis l'obligation précédente, qu'il s'agisse d'un exercice initial ou d'une évaluation du maintien et de corriger ces écarts le cas échéant. Un événement est réputé affecter l'équité salariale dès qu'il a pour effet de créer un écart salarial, d'augmenter ou de diminuer la valeur d'un écart salarial ou encore de le résorber. Elle doit couvrir la période débutant le lendemain de la date prévue de l'obligation précédente et se terminant à la date prévue de l'obligation en cours (par exemple : 1er janvier 2016 au 31 décembre 2020).

Contrairement à l'exercice d'équité salariale, la taille de l'entreprise n'est pas un facteur pour déterminer les obligations de l'employeur dans le processus d'évaluation du maintien.

La Loi permet à l'employeur de choisir s'il veut procéder à l'évaluation du maintien de l'équité salariale seul, en comité de maintien de l'équité salariale ou conjointement avec une association accréditée. Cependant, s'il évalue seul le maintien de l'équité salariale, et que l'une des deux conditions suivantes est rencontrée, il devra mettre en place un processus de participation pour les personnes salariées :

• l'exercice initial a été réalisé (ou devait être réalisé) par comité d'équité salariale;
• une association accréditée représente des personnes salariées visées par cette évaluation du maintien.

L'employeur, le comité de maintien de l'équité salariale ou le comité conjoint peut adopter, ou non, les mêmes outils et les mêmes façons de faire que lors de l'exercice d'équité salariale ou lors de la dernière évaluation du maintien. Cependant, la démarche (par exemple méthode d'évaluation des catégories d'emplois ou méthode d'estimation des écarts salariaux) doit être la même pour toute la période couverte par l'évaluation du maintien. Par ailleurs, les éléments et outils ainsi utilisés devront être conformes aux exigences de la Loi, être exempts de biais discriminatoires et seront assujettis aux commentaires, plaintes et enquêtes de la Commission prévus à la Loi.

Quelle que soit la démarche retenue, il faut s'assurer que les catégories d'emplois à prédominance féminine ont reçu et reçoivent toujours, depuis l'obligation précédente, une rémunération au moins égale à celle des catégories d'emplois à prédominance masculine de même valeur ou de valeur équivalente qui s'y retrouvent, et ce, dans le respect de l'article 1 de la Loi.

L'employeur, le comité de maintien de l'équité salariale ou le comité conjoint doivent s'assurer que la démarche retenue est exempte de biais sexistes, de façon à ne pas se soustraire aux obligations de la Loi.

La Commission peut-elle autoriser un nouveau délai de réalisation en cas de difficulté?

En vertu de l'article 101.1 de la Loi, lorsqu'une plainte ou un différend a pour effet de compromettre la capacité de l'employeur à respecter le délai fixé par sa « date anniversaire », la Commission peut autoriser un nouveau délai dans lequel le maintien de l'équité salariale doit être évalué.

Cependant, ce nouveau délai n'a aucune incidence sur l'obligation de l'employeur de procéder à une évaluation du maintien qui reflète le portrait de l'entreprise à la « date anniversaire ».

En présence de programmes distincts d'équité salariale

Lorsque plusieurs programmes d'équité salariale ont été complétés dans une entreprise, le maintien de l'équité est évalué de façon distincte pour chacun de ces programmes.

Les « dates anniversaires » pour procéder à l'évaluation du maintien des programmes d'équité salariale sont différentes si les programmes ont été complétés, ou auraient dû l'être, à des dates différentes. Néanmoins, l'employeur peut choisir d'évaluer le maintien de l'équité salariale de plusieurs ou de tous les programmes de son entreprise en même temps. Dans ce cas, il doit faire l'évaluation des programmes à la « date anniversaire » où la première évaluation est due.

Demande d'une association accréditée pour une évaluation distincte

Lorsqu'une association accréditée n'a pas demandé l'établissement d'un programme distinct d'équité salariale applicable aux personnes salariées qu'elle représente, il n'est pas possible de réaliser l'évaluation du maintien distincte pour ces personnes salariées.

Par ailleurs, une association qui est accréditée entre deux obligations peut demander, aux conditions prévues à l'article 76.10, une évaluation distincte du maintien de l'équité salariale (voir orientation de l'article 76.10.).

Évaluation du maintien de l'équité salariale dans une entreprise sans catégories d'emplois à prédominance masculine

Le maintien de l'équité salariale doit être évalué tous les 5 ans. Lorsqu'il n'y a pas, ou plus, de catégories d'emplois à prédominance masculine dans l'entreprise à un moment ou à un autre pendant la période visée par cette évaluation, l'employeur ou le comité doit :

• utiliser le Règlement sur l'équité salariale dans les entreprises où il n'existe pas de catégories d'emplois à prédominance masculine;
  ou
• recourir à au moins deux catégories d'emplois à prédominance masculine qui se retrouvent dans une entreprise similaire.

Ainsi, les modalités relatives à l'utilisation de catégories d'emplois à prédominance masculine externes à l'entreprise s'appliquent également en situation de maintien de l'équité salariale (article 13).

Lorsqu'il utilise l'une ou l'autre de ces méthodes, l'employeur doit s'assurer que la rémunération des catégories à prédominance masculine correspond à ce qui s'appliquerait si les deux comparateurs existaient réellement dans l'entreprise, ou à ce qui est réellement versé s'il s'agit de catégories d'emplois se trouvant dans une entreprise similaire. L'employeur doit aussi tenir compte de l'évolution de cette rémunération pendant la période visée.

Par ailleurs, si une ou des catégories d'emplois à prédominance masculine sont créées dans l'entreprise au cours des cinq années visées par l'évaluation du maintien de l'équité salariale, ces catégories d'emplois doivent être utilisées comme comparateurs, et ce, tant qu'elles existent dans l'entreprise.

Pour plus d'informations, consultez l'Info-Équité - L'équité salariale dans les entreprises où il n'existe pas de catégories d'emplois à prédominance masculine.

Évaluation distincte du maintien de l'équité salariale en l'absence de catégorie d'emplois à prédominance masculine

Si aucune catégorie d'emplois à prédominance masculine n'a été identifiée dans le cadre d'une évaluation distincte du maintien de l'équité salariale, la comparaison des catégories d'emplois à prédominance féminine visées par cette évaluation distincte doit être effectuée avec l'ensemble des catégories d'emplois à prédominance masculine de l'entreprise.

(Orientation mise à jour le 28 mai 2020)