Conservation des renseignements

L'employeur doit, jusqu'à ce que le programme d'équité salariale soit complété, conserver les renseignements utiles à cette fin.

Période

Par ailleurs, il doit conserver pendant une période de six ans à compter de l'affichage prévu au deuxième alinéa de l'article 76, les renseignements utilisés pour compléter ce programme ainsi que le contenu de tout affichage effectué. Lorsqu'en application du chapitre VI, une plainte a été portée ou une enquête est menée, cette période est prolongée jusqu'à ce qu'une décision définitive soit rendue sur la plainte ou que l'enquête soit complétée.

2009, c. 9, a. 7; 2019, c. 4, a. 1.

Orientation

Conservation des renseignements et des affichages

L'employeur doit conserver tous les renseignements utilisés pour compléter l'exercice d'équité salariale (registre de paye, outil d'évaluation des catégories d'emplois, avis d'affichage, etc.), ainsi que tous les affichages effectués. L'employeur doit conserver ces documents pour une période de 6 ans à compter de la date à laquelle le nouvel affichage devait être effectué.

Le fait qu'une entreprise n'ait pas effectué son nouvel affichage dans le délai prévu au 2e alinéa de l'article 76 n'a pas pour effet de libérer l'employeur de son obligation de conserver ces documents.

Il doit également conserver ces documents lorsqu'une plainte est portée ou qu'une enquête est menée, et ce jusqu'à ce qu'une décision soit rendue par la Commission ou que l'enquête soit complétée. De plus, si une décision de la Commission à l'égard de l'exercice d'équité salariale est contestée devant un autre tribunal, l'employeur est également tenu de conserver ces documents jusqu'à ce qu'une décision définitive soit rendue à cet égard.

La conservation des affichages et des renseignements ayant servi à réaliser l'exercice d'équité salariale permet à l'entreprise d'archiver sa mémoire organisationnelle et de répondre plus facilement à une enquête de la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST), en cas de plainte ou de vérification.

Puisque l'obligation de conserver ces documents appartient à l'employeur, il doit notamment, dans le cas où les travaux sont réalisés par une firme externe, un tiers ou un comité, s'assurer de les récupérer.

(Orientation mise à jour le 13 septembre 2019)