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Aide à la rédaction d’une politique sur le télétravail

Les sections suivantes ont pour objectif de soutenir les milieux de travail qui souhaitent se doter d’une politique en matière de télétravail. Elles présentent les principaux sujets pouvant être traités dans une politique sur le télétravail. Elles proposent des éléments de réflexion et des exemples de formulations pouvant guider la rédaction d’une politique en matière de télétravail pour susciter un dialogue entre l’employeur et son personnel.

Les informations s’adressent principalement :

  • aux employeurs qui désirent se doter d’une politique en matière de télétravail
  • aux travailleurs et à leurs représentants qui collaborent à l’élaboration d’une politique en matière de télétravail

Les informations contenues dans les prochaines sections ne constituent pas un avis juridique.

Le contenu présenté dans les outils d’aide à la rédaction est évolutif et sera adapté en fonction du développement des pratiques en matière de télétravail.

Note

Le contexte du télétravail ne modifie pas les droits et obligations des employeurs et des travailleuses et travailleurs. Les lois du travail s’appliquent en tout temps, de même que les conventions collectives existantes

Principes généraux

Cette section de la politique permet de présenter les grands principes qui vont guider l’employeur dans la gestion du télétravail.

On devrait notamment y trouver :

  • une définition du télétravail
  • les objectifs de la politique
  • les orientations concernant l’admissibilité au télétravail
  • le personnel visé par la politique
  • le cadre dans lequel s’inscrit la politique, relativement aux autres politiques, directives ou procédures de l’employeur en matière de conditions de travail

Offre de télétravail

Selon les besoins de l’employeur, le télétravail peut être offert aux travailleuses et travailleurs sur une base volontaire ou faire partie des conditions d’embauche ou d’emploi.

Le fait que l’employeur rende le télétravail obligatoire en cours d’emploi pourrait être considéré comme une modification substantielle des conditions de travail.

Exemples

Voici des exemples de mentions qu’on pourrait trouver dans les principes généraux d’une politique sur le télétravail :

Définition
  • Le télétravail est une forme d’organisation du travail selon laquelle les employées et les employés effectuent une partie ou la totalité des tâches dans un lieu de télétravail, notamment en utilisant les technologies de l’information.
Objectifs
  • Cette politique est mise en place dans un objectif de transparence, d’équité et de prévention des mésententes. Elle a pour but :
    • de présenter les critères pris en compte par Nom de l’employeur pour autoriser le télétravail
    • de préciser les rôles et les responsabilités, de même que les droits et les obligations, de l’employeur et de l'employée ou de l'employé dans un contexte de télétravail
Orientations concernant l’admissibilité au télétravail
  • Nom de l’employeur considère que le télétravail comporte des avantages pour lui et pour son personnel.
  • Le télétravail doit cependant être préalablement autorisé par l’employeur pour chaque employée ou employé.
  • Le télétravail s’inscrit en complémentarité avec les conditions de travail déjà convenues entre l’employeur et l’employée ou l’employé (et les conventions collectives en vigueur, le cas échéant).
  • L’employeur reconnaît devoir agir avec équité quant aux conditions de travail entre les employées et employés qui sont dans les locaux de l’employeur et ceux et celles qui sont en télétravail.
Personnel visé par la politique
  • Cette politique s’applique à l’ensemble du personnel de Nom de l’employeur et, plus particulièrement, aux personnes autorisées à fournir leur prestation en télétravail.
Cadre dans lequel s’inscrit la politique
  • L’employée ou l’employé en télétravail conserve le même statut et a les mêmes devoirs, obligations et responsabilités que les employés qui travaillent dans les locaux ou dans un autre endroit à la demande de l’employeur.
  • Le télétravail s’exerce dans le respect du cadre juridique applicable, lequel prévoit les droits et obligations des employeurs et des employées et employés notamment en ce qui a trait au respect du droit à la vie privée.
  • Toutes les politiques et les directives de l’employeur s’appliquent au télétravail.
  • Dans la présente politique, le terme « employeur » est utilisé pour désigner l’employeur ou son représentant. Le terme « employé» désigne l'employée ou l'employé ou son représentant.

Autorisation au télétravail

Les critères qui soutiennent la décision de l’employeur d’autoriser le télétravail peuvent varier selon la nature et les besoins de l’entreprise. En énonçant les critères qu’il prend en compte, l’employeur favorise leur compréhension commune et fait preuve de transparence et d’équité.

Formation sur le télétravail

La formation du personnel est un aspect à prendre en considération dans le cadre de l’implantation d’un programme de télétravail. Il faut s’assurer que les personnes en télétravail détiennent les compétences requises ou sont formées sur les technologies de l’information et des communications nécessaires à la réalisation de leur travail. Des ressources pour les soutenir devraient aussi être envisagées, en cas de besoin.

Exemples

Voici des exemples de mentions concernant l’autorisation du télétravail qu’on pourrait trouver dans une politique sur le télétravail :

  • Le télétravail doit être autorisé par l’employeur.
  • Le télétravail est autorisé en tenant compte des critères suivants :
    • possibilité de réaliser les tâches à distance avec un résultat égal ou équivalent à celui qui serait atteint si elles étaient réalisées dans les locaux de l’employeur
    • environnement de télétravail physique et social adéquat
    • disponibilité des outils technologiques et des équipements permettant d’offrir une prestation en télétravail
    • emploi laissant place à l’autonomie professionnelle
    • possibilité d’évaluer les résultats du travail, selon la nature des tâches
    • intégration et accommodement des personnes en situation de handicap

Encadrement et supervision de la prestation de travail

Le télétravail peut demander d’adapter les modalités de suivi et d’évaluation du travail. Un dialogue en continu entre l’employeur et la travailleuse ou le travailleur sur les résultats attendus est une pratique à favoriser, particulièrement en contexte de télétravail.

En matière d’encadrement, si l’employeur exerce une surveillance propre au contexte de télétravail, il devrait en aviser le travailleur. Par « surveillance », on entend tout logiciel ou toute application pouvant contrôler ou surveiller à distance les outils de travail utilisés par le travailleur dans le cadre de son télétravail. Il est à noter que toute surveillance doit être raisonnable, non discriminatoire et non arbitraire.

Exemples

Voici quelques exemples de mentions sur l’encadrement et la supervision qu’on pourrait trouver dans une politique sur le télétravail :

  • Nom de l’employeur a [les mêmes attentes OU des attentes équivalentes] sur le plan du rendement et de la qualité pour ses employées et employés en télétravail que pour ceux et celles qui sont au travail dans ses locaux.
  • L’employeur précise à l’employée ou l’employé les échéances et les résultats attendus. Le travailleur et son supérieur conviennent des moyens à prendre pour les atteindre.
  • L’employeur et l'employée ou l’employé déterminent les modes de communication à privilégier et les suivis à prévoir afin que l’employeur soit informé de l’évolution du travail.
  • L’employeur informe au préalable l’employée ou l’employé des réunions auxquelles il est tenu ou elle est tenue d’assister ainsi que des modalités de participation.
  • Le respect, la politesse, la courtoisie et la civilité numérique doivent prévaloir dans toute forme de communication.
  • L’employée ou l’employé a les mêmes obligations que les personnes au travail dans les locaux de l’employeur relativement :
    • au respect des politiques et des directives de l’entreprise
    • à son devoir de loyauté
    • au respect de la réputation et de l’image de l’employeur
    • à l’utilisation éthique du courriel et de la navigation sur Internet

Horaire de télétravail

Les principes relatifs à l’horaire de télétravail peuvent être précisés dans la politique. Les modalités individuelles peuvent l’être dans l’entente individuelle de télétravail. Des consignes particulières peuvent être formulées concernant la marche à suivre pour la travailleuse ou le travailleur qui est dans l’impossibilité de travailler à partir de son lieu de télétravail.

Dans un contexte où l’employeur pourrait exiger qu’un travailleur se présente dans l’établissement de l’employeur durant les périodes de télétravail convenues, il devrait préciser :

  • les circonstances lors desquelles cela serait susceptible de se produire et le délai de préavis applicable, le cas échéant
  • les frais de déplacement et les modalités relatives à la rémunération du temps de déplacement entre le lieu de télétravail et l’établissement de l’employeur, le cas échéant

Hyperconnectivité

Dans un contexte de télétravail, il faut être vigilant par rapport au phénomène de l’hyperconnectivité, c’est-à-dire le fait d’être branché de façon constante aux terminaux de communication mobile. Afin d’éviter les effets négatifs que l’hyperconnectivité peut occasionner sur la santé et la vie personnelle, des mesures de prévention pourraient être mises en place.

Ces mesures peuvent prendre différentes formes, comme la sensibilisation aux bonnes pratiques de vie numérique ou la formulation d’attentes en dehors de l’horaire de télétravail établi (par exemple concernant les communications électroniques ou les plages de disponibilité ou de non-disponibilité).

Exemples

Voici des exemples de mentions sur l’horaire de travail qu’on pourrait trouver dans une politique sur le télétravail :

  • L’horaire de télétravail est établi dans l’entente individuelle de télétravail. Les règles applicables aux heures supplémentaires sont celles en vigueur chez l’employeur sous réserve de règles qui différeraient en contexte de télétravail.
  • Si l’employée ou l’employé n’est pas en mesure de fournir sa prestation de travail à partir de son lieu de télétravail en raison d’un problème technique (ex. : panne d’électricité ou de réseau, bris d’équipement), elle ou il doit communiquer le plus tôt possible avec son supérieur immédiat pour obtenir des instructions quant à la poursuite de sa journée de travail.
  • L’employeur s’attend à ce que l’employée ou l’employé soit disponible et consacre son temps de travail à la réalisation de ses tâches pendant les heures de travail établies dans l’entente.
  • Malgré l’horaire de télétravail convenu dans l’entente individuelle, l’employeur peut exiger qu’une employée ou un employé se rende disponible dans les locaux de l’employeur lorsque les besoins le justifient.
  • Comme elle ou il le ferait dans un contexte de travail dans les locaux de l’employeur, l’employée ou l’employé en télétravail qui doit s’absenter pour cause de maladie ou d’obligations familiales ou parentales doit aviser son supérieur immédiat le plus tôt possible. L’employée ou l’employé qui souhaite s’absenter pour toute autre raison pendant les heures de travail doit en demander l’autorisation à son supérieur immédiat au préalable.
  • L’employeur et l’employée ou l’employé conviennent de limiter la disponibilité de la personne en télétravail pour consulter les communications électroniques liées au travail ou y répondre en dehors des heures de travail afin de contrer le phénomène de l’hyperconnectivité, c’est-à-dire le fait d’être branché de façon permanente aux terminaux de communication mobile.
  • L’employeur encadre par une saine organisation du travail les fonctions de la personne en télétravail afin d’éviter le phénomène de l’hyperconnectivité.

Équipement et matériel

Le partage des responsabilités concernant l’équipement et le matériel requis dans le cadre du travail, notamment la répartition des frais afférents, peut être précisé dans la politique ou dans une entente individuelle de télétravail.

Montant forfaitaire pour achat de matériel

Un employeur pourrait offrir un montant forfaitaire pour que la travailleuse ou le travailleur se procure lui-même du matériel ou de l’équipement. Dans ce cas, il serait également important de convenir des responsabilités respectives, par exemple, quant à la propriété de l’équipement et à son entretien. 

La travailleuse ou le travailleur pourrait bénéficier de certaines déductions fiscales pour des frais liés au télétravail. Pour plus d’information à ce sujet, consultez les sites de l’Agence du revenu du Canada et de Revenu du Québec.

Exemples

Voici des exemples de mentions sur l’équipement et le matériel qu’on pourrait trouver dans une politique sur le télétravail :

  • L’équipement et le matériel fournis par l’employeur sont indiqués dans l’entente individuelle de télétravail. Cette entente précise également la répartition des frais liés au télétravail.
  • Le remboursement de frais non prévus à l’entente individuelle de télétravail doit faire l’objet d’un accord entre l’employeur et l’employée ou l’employé.
  • L’équipement et le matériel prêtés par l’employeur demeurent la propriété exclusive de l’employeur.
  • L’employée ou l'employé a la responsabilité de veiller en tout temps à la sécurité de l’équipement fourni par l’employeur.
  • Les employées et employés en télétravail ont les mêmes obligations que les employés dans les locaux de l’employeur relativement à l’usage approprié des biens de l'employeur.
  • En cas de vol ou de perte d’un équipement utilisé dans le cadre du travail, l’employée ou l’employé doit en informer sans délai son supérieur. Si le matériel volé ou perdu appartient à l’employeur, le supérieur avise l’employée ou l’employé des démarches à effectuer auprès des autorités compétentes, le cas échéant.

Lieu de télétravail

Le lieu de télétravail est le ou les endroits où il est convenu que la travailleuse ou le travailleur exerce ses tâches en télétravail. Ce lieu peut être prévu dans la politique ou dans une entente individuelle de télétravail.

L’employeur et le travailleur ont avantage à déterminer à l’avance s’il est permis de changer de lieu de télétravail, par exemple pour faire usage d’un espace collaboratif. Il est également de bonne pratique de confirmer que les activités réalisées dans le lieu de télétravail sont conformes à la réglementation en vigueur (ex. : la réglementation municipale, le bail d’habitation et les règles de copropriété). Dans le cas où le travailleur est dans l’impossibilité de s’y conformer, l’employeur peut collaborer avec ce dernier afin de trouver une solution.

 

Port d’attache et disponibilité des espaces de bureau

Il serait pertinent de préciser le port d’attache de la travailleuse ou du travailleur et les modalités relatives à la disponibilité des espaces de bureau dans les locaux de l’employeur pour le personnel en télétravail (ex. : bureau attitré en tout temps, espaces partagés pour les personnes bénéficiant d’une entente de télétravail, réservations requises, etc.).

La Loi sur la santé et la sécurité du travail s’applique, que le travail s’effectue dans les locaux de l’employeur ou en télétravail. La CNESST propose à cet égard un aide-mémoire en matière de télétravail. Un rappel de la procédure de déclaration des accidents du travail et des incidents et de l’importance de les déclarer rapidement, même en l’absence de conséquences graves, peut aussi être fait dans la politique ou dans une entente individuelle de télétravail.

De plus, l’employeur et le travailleur pourraient aussi convenir des modalités de vérification relatives à la santé et à la sécurité du travail, en déterminant le moyen le moins intrusif possible afin de limiter l’atteinte au droit à la vie privée de la personne en télétravail. Ils conviennent du moment de la vérification. À titre d’exemple, le travailleur pourrait dans un premier temps transmettre des photos ou une vidéo des lieux de travail ou du matériel utilisé. Si une vérification est réalisée par l’employeur, la personne désignée pour l’effectuer devrait détenir les compétences appropriées.

Exemples

Voici des exemples de mentions sur le lieu de télétravail et la santé sécurité du travail qu’on pourrait trouver dans une politique sur le télétravail :

  • Le lieu de télétravail est défini comme le ou les endroits où une personne est autorisée à exercer des fonctions normalement exécutées dans les locaux de l’employeur. Ce lieu est prévu dans l’entente individuelle de télétravail.
  • L’employée ou l’employé est responsable de s’assurer que les activités réalisées dans le lieu de télétravail sont conformes à la réglementation (ex. : la réglementation municipale, le bail d’habitation et les règles de copropriété).
  • L’employée ou l’employé en télétravail a droit à des conditions qui respectent sa santé, sa sécurité et son intégrité physique.
  • L’employeur doit prendre les mesures nécessaires pour protéger la santé et assurer la sécurité et l’intégrité physique de ses employées et employés en télétravail.
  • L’employée ou l’employé en télétravail doit prendre les mesures nécessaires pour protéger sa santé, sa sécurité et son intégrité physique et participer à l’identification et à l’élimination des risques.
  • L’employée ou l’employé aménage un environnement de télétravail physique et social adéquat et sécuritaire qui lui permet d’offrir une prestation équivalente à celle réalisée dans les locaux de l’employeur.
  • L’employée ou l’employé est tenu de respecter les règles de santé et de sécurité du travail de l’employeur et de prendre connaissance des règles particulières au télétravail.
  • L’employeur peut demander d’obtenir des informations relativement au lieu de télétravail pour se conformer à son obligation de s’assurer que l’organisation du travail, les méthodes et les techniques utilisées sont sécuritaires et ne portent pas atteinte à la santé, à la sécurité et à l’intégrité physique de l'employée ou de l'employé.
  • En cas d’accident du travail ou de maladie professionnelle en télétravail, les mêmes règles de déclaration s’appliquent, peu importe le lieu de travail. L’employée ou l’employé a donc la responsabilité d’aviser son supérieur dès que possible en cas d’accident du travail ou de blessure.

Protection des données

Cette section de la politique vise à présenter les attentes et les consignes à suivre en matière de protection de l’information et des données, par exemple en ce qui concerne :

  • la protection et la sécurité de l’information et des renseignements confidentiels de même que l'accès à ceux-ci
  • la confidentialité des échanges dans le cadre du travail
  • l’utilisation sécuritaire du courriel et de la navigation sur Internet
  • l’environnement de télétravail de la travailleuse ou du travailleur
  • les conditions d’accès du travailleur en télétravail à l’infrastructure technologique de l’employeur
  • les outils, équipements et logiciels permettant de respecter les directives et procédures en matière de protection des données

Note

Selon la nature des activités de l’entreprise, des formations, des équipements (ex. : classeurs verrouillables, disques durs externes), des logiciels (ex. : logiciel antivirus) particuliers ou d’autres moyens peuvent être fournis afin d’assurer la protection des données confidentielles.

Il pourrait aussi être pertinent de préciser auprès des travailleurs en télétravail les procédures concernant de la protection des renseignements confidentiels en dehors des locaux de l’employeur et la destruction des documents.

Exemples

Voici des exemples de mentions sur la protection des données qu’on pourrait trouver dans une politique sur le télétravail :

  • L’employée ou l’employé en télétravail a les mêmes obligations que l’employée ou l’employé dans les locaux de l’employeur relativement à :
    • l’accès, la protection et la sécurité de l’information et des renseignements confidentiels
    • la confidentialité des échanges dans le cadre du travail
    • l’utilisation sécuritaire du courriel et de la navigation sur Internet
  • L’employée ou l’employé s’assure que son environnement de télétravail lui permet de respecter les directives et les procédures de l’employeur en matière de protection des données.
  • L’employeur fixe les conditions d’accès de l’employée ou de l’employé en télétravail à son infrastructure technologique. L’employeur s’assure de fournir à l’employée ou à l’employé le soutien technique nécessaire pour l’installation et l’utilisation de son infrastructure technologique.
  • L’employeur s’assure que l’employée ou l’employé dispose des outils, des équipements et des logiciels lui permettant de respecter les directives et les procédures en matière de protection des données. Il s’assure également que l’employée ou l’employé est formé pour bien les utiliser, le cas échéant.

Cadre normatif

L’objectif de cette section de la politique est de préciser le cadre dans lequel s’inscrit la politique, relativement aux autres politiques, directives ou procédures de l’employeur en matière de conditions de travail, étant entendu que le télétravail s’exerce dans le respect des droits et obligations des employeurs et des travailleurs par rapport au cadre juridique et, le cas échéant aux conventions collectives en vigueur.

Selon le cas, la politique de télétravail pourrait rappeler les politiques et les procédures qui s’appliquent, par exemple sur les sujets suivants :

  • Autorisation des heures supplémentaires
  • Aménagement du poste de travail
  • Confidentialité et protection des données personnelles et de l’employeur
  • Conservation des documents
  • Utilisation des équipements informatiques et règles de branchement
  • Règles d’éthique et de déontologie
  • Signalement d’un accident du travail
  • Harcèlement psychologique ou sexuel

Harcèlement psychologique ou sexuel

L’employeur devrait s’assurer que sa politique de prévention du harcèlement psychologique ou sexuel et de traitement des plaintes tient compte des lieux de télétravail et des situations où du harcèlement pourrait se produire à distance (exemple : cyberharcèlement).

Exemples

Voici des exemples de mentions sur le cadre normatif applicable qu’on pourrait trouver dans une politique sur le télétravail :

  • Le télétravail s’exerce dans le respect du cadre juridique prévoyant les droits et obligations des employeurs et des employées et employés, qui comprend notamment les lois suivantes :
    • la Loi sur les normes du travail,
    • la Loi sur la santé et la sécurité du travail,
    • la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles,
    • la Loi sur l’équité salariale,
    • la Charte des droits et libertés de la personne,
    • le Code civil du Québec,
    • les lois relatives à la protection des renseignements personnels
  • Le télétravail s’inscrit en complémentarité avec les conditions de travail déjà convenues entre l’employeur et l’employée ou l’employé (et les conventions collectives en vigueur, le cas échéant).
  • Toutes les politiques et les directives de l’employeur s’appliquent au télétravail.

Approbation et mise en œuvre de la politique

Cette section de la politique a pour objectif de faire connaître les rôles et responsabilités en ce qui concerne l’adoption, la mise en œuvre, l’application et la mise à jour de la politique, qui peuvent varier selon les particularités de chaque employeur.

Exemples

Voici des exemples de mentions sur l’approbation et la mise en œuvre qu’on pourrait retrouver dans une politique sur le télétravail :

  • Le (ex. : conseil d’administration, président-directeur général, propriétaire de [Nom de l’employeur]) approuve la Politique en matière de télétravail.
  • Les (ex. : gestionnaires, superviseurs, chefs d’équipe) assurent la mise en œuvre et le suivi de l’application de la Politique en matière de télétravail.
  • Les (ex. : gestionnaires, superviseurs, chefs d’équipe, supérieurs immédiats des employées et employés) autorisent les demandes de télétravail et établissent les ententes avec les employées et employés.

Le syndicat ou l’association représentant le personnel participe à la concertation concernant l’administration du télétravail et à l’élaboration de la Politique en matière de télétravail, le cas échéant.

  • Cette politique entre en vigueur le [Date].

    [Signature] et [Date]
    [Nom en lettres moulées de la personne responsable d’approuver la politique]

    Date de la dernière mise à jour :[Date]

      Note

      L’aide à la rédaction d’une politique en matière de télétravail fera l’objet d’une révision au plus tard un an après sa mise en ligne pour déterminer l’opportunité d’en adapter le contenu suivant l’évolution des tendances observées dans l’encadrement du télétravail.

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