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Aide à la rédaction d’une entente individuelle de télétravail

Les sections suivantes ont pour objectif de soutenir les milieux de travail qui souhaitent conclure des ententes individuelles en matière de télétravail. Les modalités individuelles de la prestation en télétravail peuvent être précisées dans une entente signée par l’employeur et par la travailleuse ou le travailleur.

Le fait de prévoir ces modalités contribue à assurer une compréhension commune des diverses conditions applicables au télétravail.

Note

Le contexte du télétravail ne modifie pas les droits et obligations des employeurs et des travailleuses et travailleurs. Les lois du travail s’appliquent en tout temps, de même que les conventions collectives existantes.

L’aide à la rédaction rassemble les principales thématiques et propose des éléments pouvant être traités dans une entente individuelle de télétravail.

Les informations contenues dans les prochaines sections ne constituent pas un avis juridique.

Le contenu présenté dans les outils d’aide à la rédaction est évolutif et sera adapté au regard de l’évolution des pratiques en matière de télétravail.

Identification des parties

Cette partie de l’entente permet d’identifier les parties concernées.

On devrait y trouver :

  • Employeur :
    • Nom de l’employeur
    • Nom du représentant autorisé 
  • Employé :
    • Nom et prénom de la travailleuse ou du travailleur
    • Informations sur sa fonction, son unité administrative ou autre

Durée de l’entente

Cette section de l’entente permet d’établir la durée de l’entente de télétravail et les modalités pour y mettre fin ou pour la modifier.

Encadrement

Cette section de l’entente permet d’établir les modalités de suivi et d’évaluation du travail. Le télétravail peut demander d’adapter les modalités de suivi et d’évaluation du travail. Un dialogue en continu entre l’employeur et la travailleuse ou le travailleur sur les résultats attendus est une pratique à favoriser, particulièrement en contexte de télétravail.

On devrait notamment y trouver :

  • Les modes de communication
  • Les suivis à prévoir quant à l’évolution du travail
  • Les modalités de participation aux réunions

Surveillance

Si l’employeur exerce une surveillance propre au contexte de télétravail, il doit en aviser la travailleuse ou le travailleur. Par « surveillance », on entend tout logiciel ou toute application pouvant contrôler ou surveiller à distance les outils de travail utilisés par le travailleur dans le cadre du télétravail.

Toute surveillance doit être raisonnable, non discriminatoire et non arbitraire.

Horaire de télétravail

Cette section de l’entente permet de préciser les modalités individuelles de la prestation de travail concernant l’horaire.

On devrait notamment y trouver des indications sur :

  • les jours, les périodes ou les mandats pour lesquels le télétravail est autorisé
  • l’horaire de travail
  • les consignes à respecter si la travailleuse ou le travailleur n’est pas en mesure de fournir sa prestation de travail à partir de son lieu de télétravail en raison d’un problème technique (ex. : panne d’électricité ou de réseau, bris d’équipement)

Présence exigée par l’employeur

Dans le contexte où l’employeur exige qu’une travailleuse ou un travailleur se présente dans l’établissement de l’employeur durant les périodes de télétravail convenues, on devrait préciser :

les circonstances lors desquelles cela serait susceptible de se produire le délai de préavis applicable, le cas échéant; les frais de déplacement et les modalités relatives à la rémunération du temps de déplacement entre le lieu de télétravail et l’établissement de l’employeur, le cas échéant.

Lieu de télétravail

Cette section de l’entente permet de préciser les modalités individuelles concernant le lieu de télétravail.

On devrait notamment y trouver :

  • le ou les lieux de télétravail autorisés
  • les obligations et responsabilités en matière de santé et de sécurité du travail

Modalités de vérification

L’employeur et la travailleuse ou le travailleur pourraient convenir des modalités de vérification relatives à la santé et à la sécurité du travail, en déterminant le moyen le moins intrusif possible afin de limiter l’atteinte au droit à la vie privée de la personne en télétravail. L’employeur et le travailleur conviennent du moment où sera réalisée la vérification.

À titre d’exemple, la travailleuse ou le travailleur pourrait dans un premier temps transmettre des photos ou une vidéo des lieux de travail ou du matériel utilisé.

Port d’attache et disponibilité des espaces de bureau

Il serait pertinent de préciser le port d’attache de la travailleuse ou du travailleur et les modalités relatives à la disponibilité des espaces de bureau dans les locaux de l’employeur pour le personnel en télétravail (ex. : bureau attitré en tout temps, espaces partagés pour les personnes bénéficiant d’une entente de télétravail, réservations requises, etc.).

Équipement et matériel

Cette section de l’entente permet de convenir des modalités individuelles concernant l’équipement et le matériel utilisés en contexte de télétravail.

On devrait notamment y trouver :

  • la répartition des responsabilités pour l’achat, l’installation, l’entretien, la réparation et la restitution des équipements et du matériel ainsi que le partage des coûts qui y sont liés
  • les obligations et les responsabilités quant à la sécurité du matériel et des consignes en cas de vol ou de perte d’un équipement utilisé dans le cadre du travail.

Montant forfaitaire pour achat de matériel

Un employeur pourrait offrir un montant forfaitaire pour que la travailleuse ou le travailleur se procure lui-même du matériel ou de l’équipement. Dans ce cas, il serait important de convenir des responsabilités respectives, par exemple, quant à la propriété de l’équipement et à son entretien.

Engagements

Cette section de l’entente individuelle permet de rappeler l’engagement de l’employeur et de la travailleuse ou du travailleur quant au respect de la politique et des modalités d’application de l’entente de télétravail.

Selon les milieux de travail, l’entente individuelle pourrait prévoir des engagements particuliers relativement aux autres politiques et procédures applicables en contexte de télétravail :

  • Autorisation des heures supplémentaires
  • Aménagement du poste de travail
  • Confidentialité et protection des données personnelles et de l’employeur
  • Conservation des documents
  • Utilisation des équipements informatiques et règles de branchement
  • Règles d’éthique et de déontologie
  • Harcèlement psychologique ou sexuel
  • Signalement d’un accident du travail

L’entente individuelle de télétravail devrait être signée et datée par le gestionnaire et la travailleuse ou le travailleur. Elle devrait comprendre la note suivante:

L’aide à la rédaction d’une entente en matière de télétravail fera l’objet d’une révision au plus tard un an après sa mise en ligne pour déterminer l’opportunité d’en adapter le contenu suivant l’évolution des tendances observées dans l’encadrement du télétravail.

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