Calculer le nombre de travailleuses et travailleurs

Pour connaître le nombre de travailleuses et travailleurs de votre entreprise, vous devez calculer la moyenne de travailleuses et travailleurs inscrits sur le registre de l’employeur par période de paye au cours d’une année civile. Pour faire ce calcul, vous devez identifier votre période de référence.

Lorsque la moyenne de travailleuses et travailleurs de votre entreprise est inférieure à 10 durant votre période de référence, vous devez refaire le calcul chaque année, jusqu’à ce que la moyenne de 10 soit atteinte.

À partir du moment où vous atteignez le nombre de 10 travailleuses et travailleurs ou plus, vous n’avez plus à les recompter. Vous conserverez les obligations correspondant au nombre calculé de travailleuses et de travailleurs de votre entreprise, même si ce nombre augmente ou diminue par la suite.

Acquisition d’une entreprise

Lorsque vous faites l’acquisition d’entreprises qui doivent respecter la Loi sur l’équité salariale, le nombre de travailleuses et travailleurs que vous devez prendre en compte pour l’entreprise résultante est celui de la plus grande entreprise. Vous n’additionnez pas les moyennes de travailleuses et travailleurs de chaque entreprise.

Comment réaliser le calcul

Si vous versez les salaires toutes les 2 semaines, les 26 périodes de paye de votre dernière année de référence seront prises en compte pour le calcul de la moyenne de vos travailleuses et travailleurs.

Si, dans une même entreprise, des groupes de travailleuses et travailleurs sont payés à des périodes de paye différentes, les mêmes calculs doivent être effectués pour chacun des groupes, et les résultats ensuite additionnés.
Pour déterminer le nombre de travailleuses et travailleurs de l'entreprise, vous devez :

• additionner, pour chaque période de paye, le nombre de travailleuses et travailleurs au cours des 12 mois de la période de référence (exemple : 390)
• diviser la somme obtenue par le nombre de périodes de paye que compte la période de référence de 12 mois (exemple : 390 ÷ 26 = 15) 

Exemple de calcul

Dans cet exemple, l'entreprise a une moyenne de 15 travailleuses et travailleurs au cours de la période de référence. Elle a donc les obligations d'une entreprise de 10 à 49 travailleuses et travailleurs.

• Total de travailleuses et travailleurs au cours des 12 mois de la période de référence : 390
• 390 travailleuses et travailleurs ÷ 26 périodes de paye = 15 travailleuses et travailleurs

Tableau de calcul

Période de paye	Nombre de travailleuses et travailleurs
1	10
2	15
3	15
4	20
5	25
…	…
26	20
Total	390

Qui inclure dans le calcul

• Travailleuse ou travailleur à temps plein
• Travailleuse ou travailleur à temps partiel
• Travailleuse ou travailleur occasionnel
• Travailleuse ou travailleur en congé de maladie, de maternité, de paternité ou en congé parental
• Étudiante ou étudiant occupant un poste pendant l’année scolaire ou occupant un poste qui n’est pas réservé aux étudiants
• Travailleur affecté temporairement à l’extérieur du Québec
• Travailleuse ou travailleur affecté dans différents pays en raison de la nature de l’entreprise et dont l’employeur est établi au Québec (exemple : une ou un spécialiste en développement international appelé à travailler dans différents pays et dont l'employeur, qui est une firme de consultants, a son établissement au Québec)
• Travailleuse ou travailleur mis à pied de façon temporaire

Qui exclure du calcul

• Étudiante ou étudiant occupant un poste conçu pour les étudiants uniquement pendant ses vacances d’été
• Policière ou policier et pompière ou pompier
• Cadre supérieur
• Travailleuses ou travailleurs autonomes, dans certains cas
• Stagiaire dans un cadre de formation professionnelle reconnu par la loi
• Travailleuse ou travailleur affecté de façon permanente à l’extérieur du Québec (exemple : entreprise québécoise qui a une représentante ou un représentant qui travaille aux États-Unis de façon permanente)
• Personne qui réalise une activité dans le cadre d'une mesure ou d'un programme d'aide à l'emploi établi en application du titre I de la Loi sur l'aide aux personnes et aux familles (chapitre A-13.1.1) et à l'égard de qui les dispositions relatives au salaire minimum prévues par la Loi sur les normes du travail (chapitre N-1.1) ne s'appliquent pas

Les personnes exclues du calcul de la taille de l’entreprise ne font pas partie des travaux d’équité salariale.

Notions importantes

Les définitions peuvent varier selon la loi à appliquer. Dans le contexte de la Loi sur l'équité salariale, référez-vous à ces notions :

Entreprise

L’entreprise est l'ensemble ou la somme des activités, des composantes et des moyens mis en œuvre de façon agencée, organisée et autonome en vue de la réalisation d'une fin particulière.

Un même employeur, qu'il s'agisse d'une personne ou d'une société, peut être à la tête de plusieurs entreprises. Chaque entreprise se distingue alors par la finalité qui lui est propre et par l'indépendance et l'autonomie qu'elle présente, notamment sur les plans administratif, juridique et corporatif.

Bien qu'une entreprise soit souvent associée à des activités de nature commerciale, elle englobe aussi les activités de toute nature, qu'elles soient ou non orientées vers la recherche d'un profit, comme les entreprises d'économie sociale et les organismes du secteur communautaire.

Pour en savoir plus, vous pouvez participer au webinaire sur l’entreprise et l’équité salariale.

Travailleuse et travailleur

Une travailleuse ou un travailleur est toute personne physique qui effectue un travail sous la direction ou le contrôle d'un employeur, moyennant une rémunération, notamment : les travailleuses et travailleurs à temps plein ou à temps partiel, occasionnels, réguliers, saisonniers ou temporaires, les travailleuses et travailleurs étrangers et les travailleuses et travailleurs absents pour diverses raisons (maladie, maternité, accident du travail, etc.).

Certaines personnes, telles que les bénévoles ou les travailleurs autonomes, ne sont pas considérées comme des travailleuses et travailleurs au sens de la Loi. Elles sont donc exclues de son application, et elles n'ont pas à être calculées dans le nombre de travailleuses et travailleurs de l'entreprise.

Travailleuse ou travailleur autonome

Pour qu'une personne soit considérée comme travailleur autonome, elle doit répondre à ces 3 conditions :

• être une personne physique
• faire affaire pour son propre compte, seule ou en société
• ne pas avoir de travailleuse ou de travailleur à son emploi

Même si ces 3 critères sont respectés, une personne exerçant un travail autonome est présumée être un travailleur si, dans le cours de ses affaires, elle exerce des activités similaires ou connexes à celles de l'entreprise à qui elle fournit des services. Cette présomption rend la Loi applicable à cette personne qui effectue un travail autonome, sauf :

1. si elle exerce de telles activités :

• simultanément pour plusieurs personnes
• dans le cadre d'un échange de services, rémunérés ou non, avec un autre travailleur autonome exerçant des activités semblables
• pour plusieurs personnes à tour de rôle, qu'elle fournit l'équipement requis et que les travaux pour chaque personne sont de courte durée

ou

2. s'il s'agit d'activités qui ne sont que sporadiquement requises par la personne qui retient ses services.

Une personne peut avoir un statut différent selon l'objet de la loi à appliquer. Dans le contexte de la Loi sur l'équité salariale, il faut donc éviter de se référer trop facilement à des applications de cette notion faites pour usage fiscal.

Cadre supérieur

Trois grandes caractéristiques permettent de déterminer qui sont les cadres supérieurs dans une entreprise. Ces caractéristiques sont :

• un statut hiérarchique élevé
• une autonomie et un pouvoir décisionnel important
• une participation véritable à l'élaboration des orientations et des politiques de l'entreprise

Généralement, les personnes occupant la fonction de cadre supérieur font partie du groupe restreint de gestionnaires qui, par leurs responsabilités, participent véritablement aux destinées de l'entreprise ou y président et y jouent un rôle déterminant.

Ces personnes ont une grande autonomie et un large pouvoir discrétionnaire. Ce pouvoir s’exerce au plus haut niveau ou à l’égard des décisions qui concernent la planification stratégique, les orientations et les politiques de l’entreprise. Les cadres supérieurs peuvent engager significativement l’entreprise vis-à-vis des tiers et exercer une autorité sur d’autres cadres ou gestionnaires.

Dans la petite entreprise, le ou la propriétaire est considéré comme cadre supérieur au sens de la Loi, et ce, même si cette personne accomplit quotidiennement une foule de tâches en plus de ses attributions comme cadre supérieur.

Chaque cas est particulier et doit être considéré selon plusieurs aspects, par exemple, la structure de l'entreprise, son mode de fonctionnement, sa taille et l'analyse des fonctions et des pouvoirs véritables de la personne à propos de laquelle on s'interroge.

Il ne faut pas se fier au seul titre de l'emploi, qui peut induire en erreur. Il est important de ne pas confondre la gestion des activités courantes qui revient, par exemple, aux cadres intermédiaires, avec l'élaboration des orientations et des politiques qui encadrent ces activités et qui sont généralement établies par la ou le cadre supérieur.

Participer à certaines décisions de nature administrative ou à des réunions de gestion, émettre ses opinions sur divers sujets ou être actionnaire d’une entreprise ne donne pas automatiquement le statut de cadre supérieur.

La discrimination basée sur le sexe peut se retrouver à tous les paliers de l’organisation et avoir des effets sur toutes les catégories d’emplois, y compris les emplois supérieurs. C’est pourquoi la Loi sur l'équité salariale s'applique au plus grand nombre de personnes possible en excluant uniquement les personnes qui président l’organisation.

Particularité pour les calculs

Entreprise saisonnière ou entreprise qui commence ses activités en cours d'année

Un employeur doit calculer le nombre de travailleuses et travailleurs sur la base des 12 mois de la période de référence qui lui est applicable même si l'entreprise n'est pas en activité toute l'année. Cela signifie que l'employeur doit compiler toutes les périodes dans l'année de référence, et ce, même si l'entreprise n'était pas en activité pour certaines périodes de paye. Autrement dit, les périodes de paye où il n'y a pas de travailleuses et travailleurs doivent aussi être incluses dans le calcul : le nombre de travailleuses et travailleurs pour ces périodes sera donc 0.

Une travailleuse ou un travailleur qui est mis à pied de façon temporaire pendant l'année doit aussi être pris en compte dans le calcul.

Entreprise basée à l'extérieur du Québec, mais comptant des travailleuses et travailleurs au Québec

Un employeur doit calculer le nombre de travailleuses et travailleurs à son emploi au Québec même si son entreprise est basée à l'extérieur du Québec. Dans ce cas, seuls les travailleuses et travailleurs du Québec doivent être comptés. Si des travaux d’équité salariale sont faits, ce sont les seules personnes qui seront visées.

Entreprise établie au Québec et comptant un ou des établissements à l’extérieur du Québec

Si vous avez un ou des établissements à l’extérieur du Québec, les travailleuses et travailleurs de ces établissements ne doivent pas être comptés, car ils sont visés par le droit local applicable et non par les lois québécoises.

Grève et lock-out durant la période de référence

L'employeur doit inclure les personnes touchées par une grève ou un lock-out dans le calcul du nombre de travailleuses et travailleurs de son entreprise. Elles sont considérées comme étant présentes au travail lors des périodes de grève ou de lock-out.

Absence du registre des salaires

Dans les cas où le registre des salaires couvrant la période de référence n’aurait pas été conservé par l’employeur, il pourrait, par exemple, vérifier la possibilité d’obtenir des données auprès de Revenu Québec, de sa compagnie d’assurances, de la CNESST, du Registraire des entreprises ou de travailleuses et travailleurs qui étaient dans l’entreprise au cours de cette période (témoignages).