Évaluer le maintien de l’équité salariale

Une fois l’exercice initial réalisé, vous devez évaluer le maintien de l’équité salariale tous les 5 ans. Puisque la situation de l’entreprise peut changer au fil du temps, l’objectif est de vous assurer que les personnes occupant des emplois typiquement féminins reçoivent toujours un salaire égal à celles qui occupent des emplois typiquement masculins de valeur équivalente dans l’entreprise.

Vous pouvez commencer la préparation de votre évaluation du maintien avant votre date anniversaire ou la réaliser en continu. Cependant, l’affichage des résultats doit se faire à la date prévue pour la réalisation de l’évaluation du maintien, soit la date anniversaire. L’affichage des résultats fait à cette date doit comprendre les événements qui ont créé des écarts salariaux tout au long de la période de 5 ans visée.

Si des événements survenus dans votre entreprise ont affecté l’équité salariale, les écarts de salaire doivent être corrigés à partir de la date des événements qui les ont causés. 

Pour faire l’évaluation du maintien de l’équité salariale, vous devez :

• faire l’inventaire des événements survenus dans l’entreprise qui pourraient avoir affecté l’équité salariale
• déterminer pour chaque événement si des écarts salariaux ont été créés en comparant les catégories d’emplois concernées
• afficher les résultats des travaux dans un endroit visible et facilement accessible pour les travailleuses et travailleurs de l'entreprise
• verser les ajustements salariaux à partir de la date des événements qui les ont créés
• conserver tous les renseignements utilisés pour évaluer le maintien et tous les affichages effectués pour une période de 6 ans

Vous devrez déterminer comment vous ferez l’évaluation du maintien  de l’équité salariale dans votre entreprise.

Le Progiciel pour réaliser l’équité salariale et en évaluer le maintien vous permet d’évaluer le maintien de l’équité salariale. Il vous permet d’enregistrer les événements de votre entreprise à mesure qu’ils se produisent et d’en évaluer les répercussions sur la rémunération des catégories d’emplois concernées. Vous pouvez aussi les compiler dans un registre à part et les évaluer à l’aide du Progiciel à l’approche de votre échéance. Le Registre de suivi des événements survenus dans l’entreprise a été conçu à cette fin.

Un processus de participation doit être mis en place si vous décidez de réaliser seul l’évaluation du maintien et : 

• si l’exercice initial avait été réalisé par un comité d’équité salariale 
  ou
• s’il y a au moins une association accréditée visée par l’évaluation du maintien 

La publication Éléments clés du processus de participation présente les étapes à suivre pour réaliser ce processus.

La démarche retenue pour réaliser l’évaluation du maintien de l’équité salariale doit être exempte de discrimination fondée sur le sexe et être conforme aux bonnes pratiques en matière d’équité salariale. Sinon, les travailleuses et travailleurs peuvent déposer une plainte pour conduite interdite.

L’évaluation du maintien de l’équité salariale et son affichage doivent toujours être faits à la même date, soit à la date anniversaire, tous les 5 ans.

Événements qui peuvent affecter l’équité salariale

Pour évaluer le maintien de l’équité salariale, vous devez déterminer tous les événements survenus dans votre entreprise et noter les dates auxquelles ils ont eu lieu. Vous devrez ensuite vérifier si ces événements ont affecté l’équité salariale. Si c’est le cas, l’écart salarial doit être corrigé à partir de la date de l’événement qui l’a causé.

Réalisation de l'évaluation du maintien

Pour évaluer le maintien de l’équité salariale dans votre entreprise, vous devez tenir compte de chaque événement survenu et voir s’il a eu des répercussions sur les catégories d’emplois, leur prédominance sexuelle et leur évaluation. Vous devez ensuite comparer les catégories d’emplois à prédominance féminine et masculine concernées et voir si des écarts salariaux ont été créés.

Contrairement à l'exercice initial d'équité salariale, le nombre de travailleuses et travailleurs de l'entreprise n'est plus un facteur pour déterminer les obligations de l'employeur dans le processus d'évaluation du maintien.

Chaque évaluation du maintien est autonome. Vous pouvez donc adopter une démarche différente de celle choisie lors de l’exercice d'équité salariale ou lors de la dernière évaluation du maintien, pourvu que celle-ci ne laisse aucune place à la discrimination fondée sur le sexe. Par contre, pour la réalisation d’une même évaluation du maintien, vous devez vous assurer d’évaluer et de comparer les catégories d’emplois concernées par des événements avec la même méthode et les mêmes outils.

Identification des catégories d’emplois et détermination de leur prédominance sexuelle

Une catégorie d’emplois est un regroupement d’emplois qui ont en commun des fonctions ou des responsabilités semblables, des qualifications semblables et l’accès à la même rémunération. Si un emploi ne partage pas avec d’autres emplois toutes ces caractéristiques, il constitue à lui seul une catégorie d’emplois.

À cette étape, vous devez vérifier si des événements survenus dans votre entreprise ont eu des effets sur les catégories d’emplois identifiées lors des travaux d’équité salariale précédents.

Exemple

Il y a 3 ans, une entreprise a commencé à recourir à un service de sous-traitance pour la livraison. Cet événement a amené la disparition de la catégorie d’emplois de manutentionnaire. L’employeur doit prendre en compte cet événement (recours à un service de sous-traitance menant à la disparition d’une catégorie d’emplois) et la date à laquelle il est survenu. Cela peut avoir eu un effet sur l’équité salariale.

Ensuite, il faut vérifier la prédominance sexuelle des catégories d’emplois. Normalement, la prédominance sexuelle d'une catégorie d'emplois conserve une certaine stabilité dans le temps. Si des événements ont causé des modifications aux catégories d'emplois, par exemple de nouvelles fonctions ou responsabilités, un changement à la rémunération, etc., vous devez vérifier si cette prédominance demeure, en fonction des 4 critères utilisés pour la détermination de la prédominance sexuelle. Si de nouvelles catégories d’emplois ont été créées, leur prédominance sexuelle doit être déterminée et elles doivent être évaluées.

Évaluation des catégories d’emplois à prédominance féminine et masculine

L’exercice initial d’équité salariale exige une évaluation des catégories d’emplois à prédominance féminine à celle des catégories d’emplois à prédominance masculine, sur la base de leurs valeurs respectives. Cette obligation s’impose également lors de l’évaluation du maintien de l’équité salariale.

Plusieurs événements peuvent modifier l’évaluation des catégories d’emplois existantes, comme des changements dans les tâches ou dans les exigences d’un emploi. Nous vous recommandons de les documenter au fur à mesure qu’ils surviennent dans l’entreprise. Vous devrez ensuite vérifier si ces événements ont eu des effets sur l’évaluation des catégories d’emplois. Vous devez aussi évaluer les catégories d’emplois nouvellement créées.

Exemple

Dans une entreprise, l’employeur délègue à la réceptionniste de nouvelles tâches plus complexes liées à l'administration et le technicien-comptable est dorénavant responsable de la paie.

L’employeur doit prendre en compte ces événements et leurs dates de survenance. Les évaluations de ces catégories d’emplois pourraient être modifiées, ce qui pourrait affecter l’équité salariale.

Méthode d’évaluation utilisée

Lors de l'évaluation du maintien, vous n'avez pas à utiliser la même méthode d'évaluation que lors de l’exercice initial ou de la dernière évaluation du maintien. Si vous changez de méthode d’évaluation, vous devez évaluer l’impact de ce changement en date du premier jour de la période couverte par l’évaluation du maintien.

Pour la réalisation d’une même évaluation du maintien, vous devez vous assurer que les catégories d'emplois concernées par des événements sont évaluées avec la même méthode.

Il existe plusieurs méthodes qui permettent d'évaluer des emplois. La méthode choisie doit permettre d'évaluer autant les aspects du travail féminin que ceux du travail masculin. Elle doit être appliquée avec la même rigueur pour toutes les catégories d'emplois de l'entreprise.

La méthode par points et facteurs est généralement privilégiée pour évaluer les catégories d'emplois en raison de son caractère neutre, analytique et systématique.

Calcul de la rémunération globale

Avant de procéder à la comparaison des catégories d’emplois féminines et masculines concernées par des événements survenus dans votre entreprise, vous devez calculer la rémunération globale de chacune d’entre elles. Pour ce faire, en plus de considérer le taux maximum de salaire ou le maximum de l’échelle salariale, vous devez aussi prendre en compte la rémunération flexible et les avantages à valeur pécuniaire s'ils ne sont pas également accessibles aux catégories d'emplois comparées.

Un changement dans la rémunération flexible ou les avantages à valeur monétaire offerts constitue un événement qui pourrait affecter l’équité salariale dans l’entreprise. Vous devez donc en tenir compte lors de l’évaluation du maintien. Si cela a créé un écart salarial, vous devrez le corriger à partir de la date à laquelle l’événement est survenu.

Exemple

Dans une entreprise, la catégorie d’emplois masculine de chargé de projet a désormais accès à un boni au rendement à la suite de la finalisation d’un important projet. Il s’agit d’un événement qui pourrait affecter l’équité salariale, puisqu’il modifie la rémunération de cette catégorie d’emplois. L’employeur doit donc comparer la rémunération de toutes les catégories d’emplois concernées en date de l’ajout du boni.

Comparaison des catégories d’emplois à prédominance féminine et masculine

L’évaluation du maintien de l’équité salariale exige de vérifier si des écarts salariaux entre les catégories d’emplois à prédominance féminine et les catégories d’emplois à prédominance masculine de même valeur se sont créés ou recréés depuis les derniers travaux d’équité salariale. Pour ce faire, vous devez comparer la rémunération des catégories d’emplois pour tous les événements survenus qui peuvent avoir affecté l’équité salariale dans l’entreprise.

Méthode de comparaison utilisée

La méthode globale ou la méthode individuelle peut être utilisée pour valider si des écarts salariaux existent lors de l’évaluation du maintien. L'employeur ou le comité peut choisir la méthode d'estimation des écarts salariaux qui lui convient, pourvu que celle-ci ne laisse aucune place à la discrimination fondée sur le sexe et qu’elle soit utilisée pour tous les événements de l’évaluation du maintien.

Affichage de l'évaluation du maintien

L'affichage qui conclut l'évaluation du maintien de l'équité salariale a pour but de communiquer aux travailleuses et travailleurs les résultats des travaux; c'est pourquoi il doit avoir lieu dans des endroits visibles et facilement accessibles pour le personnel.

Un affichage peut se faire uniquement de façon numérique (intranet de l'entreprise). Dans ce cas, vous devez vous assurer que les travailleuses et les travailleurs ont facilement accès à un ordinateur ou à un autre appareil. Ils doivent pouvoir prendre connaissance de l'affichage sans contrainte ni demande d’autorisation. 

Peu importe qui évaluera le maintien , le processus d’affichage est le même.

L'affichage doit être daté et inclure :

• un sommaire de la démarche retenue pour l'évaluation du maintien de l'équité salariale
• la liste des événements ayant généré des ajustements, la date à laquelle chaque événement est survenu (date de début de l’événement et, le cas échéant, date de fin); ou un avis indiquant qu’aucun ajustement n’est requis
• la liste des catégories d'emplois à prédominance féminine qui ont droit à des ajustements
• le pourcentage ou le montant des ajustements à verser, et les modalités de versement, s’il y a lieu
• les renseignements sur les droits des travailleuses et travailleurs, soit le droit de formuler des commentaires et de demander des renseignements additionnels, et le délai de 60 jours pour les exercer

Consultez un exemple de modèle d’affichage complété.

Si vous devez mettre en place un processus de participation, l’affichage doit aussi contenir :

• un résumé des questions posées et des observations présentées dans le cadre des mesures de consultation
• un résumé de la manière dont ces questions et observations ont été considérées

Nouvel affichage

Vous devez, dans un délai de 30 jours suivant le 60e jour de l’affichage, procéder à un nouvel affichage en précisant les modifications apportées ou en indiquant qu’aucune modification n’est nécessaire.

Le nouvel affichage doit être daté et inclure ces éléments :

• un sommaire des renseignements additionnels demandés ou des observations présentées à la suite de l’affichage et des moyens mis en place par le comité ou l’employeur pour y répondre, ou la mention qu’aucun renseignement n’a été demandé ni aucune observation présentée
• les modifications apportées à la suite des observations reçues ou l’indication qu’aucune modification n’est nécessaire
• si l’évaluation du maintien est réalisée par l’employeur seul, les renseignements sur les recours ainsi que les délais pour les exercer
• si l’évaluation du maintien est réalisée par l’employeur seul, la mention que toute plainte portant sur les travaux d’équité salariale doit être déposée au moyen du Formulaire de plainte visant des travaux d’équité salariale

À la fin de l’évaluation du maintien, le Progiciel produit les affichages. Si vous n’utilisez pas le Progiciel, des modèles d’affichages sont mis à votre disposition sous forme de formulaires. Vous pourrez y ajouter l'information relative à l'entreprise.

Travailleuses et travailleurs absents

Les travailleuses et travailleurs qui ont quitté l'entreprise ou qui sont absents à la date à laquelle l'évaluation doit être effectuée doivent être avisés de l'affichage. Vous devez prendre les moyens raisonnables pour les joindre. Par exemple :

• Utiliser la dernière adresse connue (postale ou courriel)
• Demander aux personnes toujours en poste de faire circuler l’information auprès de leurs anciens collègues (bouche-à-oreille)
• Faire paraître une annonce dans les médias traditionnels ou les médias sociaux

Dans le contexte où l’évaluation du maintien doit être réalisée tous les 5 ans, assurez-vous de pouvoir communiquer avec les travailleurs qui quittent l’entreprise.

Difficultés d’effectuer l’affichage à la date anniversaire

La date anniversaire pour afficher les résultats de l’évaluation du maintien de l’équité salariale peut parfois être difficile à appliquer, compte tenu des congés ou des fermetures temporaires d’entreprise. Lorsque la date anniversaire de l’évaluation du maintien est un jour férié, le délai est prolongé jusqu’au jour non férié suivant. Par exemple, si le 31 décembre est un dimanche, l’employeur pourra afficher l’évaluation du maintien de l’équité salariale le mardi 2 janvier suivant, sans être considéré en retard.

Un affichage peut être fait de façon numérique (courriel, Internet, etc.), ce qui permet aux travailleuses et travailleurs de consulter l’affichage même s’ils ne sont pas physiquement sur les lieux de l’entreprise.

Si l’affichage des résultats de l’évaluation du maintien est fait quelques jours après la date anniversaire, il n’y a pas d’incidence sur les ajustements salariaux qui doivent être payés aux travailleuses et travailleurs. Les ajustements salariaux doivent être versés à compter de la date à laquelle doit avoir lieu le nouvel affichage de l’évaluation du maintien. Sinon, il y a des intérêts à compter de la date à laquelle devait avoir lieu le nouvel affichage.

Si un employeur ne peut pas afficher les résultats à la date anniversaire, la CNESST pourra faire preuve d’une certaine souplesse. Un employeur pourrait afficher les résultats de son évaluation du maintien de l’équité salariale avant la date anniversaire si celle-ci a lieu alors que l’entreprise est temporairement fermée, pourvu que les résultats affichés reflètent le portrait de l’entreprise à sa date anniversaire. Cette mesure doit être exceptionnelle et devra se justifier au cas par cas.

En aucun cas, les aménagements administratifs ne peuvent porter préjudice aux droits des travailleuses et travailleurs et des associations accréditées d’exercer leurs recours.

Calcul et correction des écarts salariaux

Si vous constatez des écarts salariaux lors de l’évaluation du maintien, vous devez ajuster le salaire des travailleuses et travailleurs des catégories d’emplois à prédominance féminine concernées. Les correctifs salariaux couvrent toute la période de l’évaluation du maintien et peuvent prendre 2 formes : la somme forfaitaire et l’ajustement salarial. 

Somme forfaitaire

La somme forfaitaire corrige les écarts salariaux pour la période comprise entre la date de l’événement qui a eu une incidence sur l’équité salariale et le nouvel affichage de l’évaluation du maintien. Elle est calculée pour chaque personne qui est dans une catégorie d’emplois à prédominance féminine pour laquelle un écart salarial est constaté. Elle doit être versée à la date du nouvel affichage (90 jours après la date anniversaire).

Répertorier le nombre d’heures rémunérées des travailleuses et travailleurs

Pour calculer la somme forfaitaire, vous devez connaître le nombre d’heures rémunérées des travailleuses et travailleurs des catégories d’emplois touchées par un écart salarial pour chacune des périodes où il y a un tel écart. Le nombre d’heures rémunérées peut varier d’une personne à une autre selon l’horaire, la date d’entrée en poste ou de départ, par exemple. Assurez-vous de recueillir les heures des travailleuses et travailleurs qui ne sont plus dans l’entreprise, puisqu’ils ont droit à la somme forfaitaire pour la période où ils étaient en poste.

Calculer les montants à verser

Pour calculer la somme forfaitaire, vous devez multiplier le montant de l’écart salarial par le nombre d’heures rémunérées des travailleuses et travailleurs pour la période où un écart salarial est survenu.

Calcul de la somme forfaitaire

Somme forfaitaire = Heures rémunérées pour la période de l’événement X montant de l’écart salarial

Vous devez effectuer ce calcul pour :

• chaque travailleuse et travailleur des catégories d’emplois féminines pour lesquelles un écart salarial est constaté  :
• chacune des périodes ou un événement a créé un écart salarial

Bien qu’un événement n’ait pas toujours une date de fin, la période de l’événement se termine lorsqu’un autre événement vient changer le montant de l’écart salarial ou à la date du nouvel affichage. S’il y a plus d’une période, vous devez additionner le résultat pour obtenir la somme forfaitaire totale d’une travailleuse ou d’un travailleur.

La publication Calculer la somme forfaitaire lors de l’évaluation du maintien présente les différents calculs qui doivent être effectués à l’aide d’un exemple d’une entreprise fictive.

Choisir les modalités de versement

Vous pouvez décider d’étaler le versement de la somme forfaitaire sur un maximum de 4 ans à compter du nouvel affichage. Le premier versement est tout de même dû 90 jours après la date anniversaire. Des intérêts s’appliquent pour les versements suivants. Les montants de chacun des versements doivent être égaux et les versements doivent être faits annuellement. Les modalités de versement de la somme forfaitaire peuvent varier d’une travailleuse ou d’un travailleur à l’autre.

Cette somme fait partie du salaire et doit être prise en compte dans l’application des régimes d’avantages sociaux.

Dans le cas où une somme forfaitaire doit être versée à une travailleuse ou un travailleur et où cette personne quitte l’entreprise, 2 situations sont possibles :

• Si elle a quitté l’entreprise au moment du nouvel affichage, vous devez lui verser la somme forfaitaire complète. Il n’est pas possible de procéder à plusieurs versements
• Si elle quitte l’entreprise au cours de la période d’étalement prévue pour la somme forfaitaire qui lui est due, vous devez lui verser le solde de la somme forfaitaire au maximum 15 jours après son départ

Comme pour l’affichage, vous devez prendre les moyens raisonnables pour que les travailleuses et travailleurs qui ont quitté l’entreprise reçoivent les sommes dues.

La somme forfaitaire doit inclure la période entre l’affichage des résultats et le nouvel affichage. Les événements qui pourraient survenir entre l’affichage et le nouvel affichage seront évalués lors des prochains travaux, dans 5 ans.

Ajustements salariaux

L’ajustement salarial est le montant qui doit être ajouté à la rémunération des personnes qui sont dans une catégorie d’emplois à prédominance féminine pour laquelle un écart salarial est toujours existant à la date anniversaire. 

Les ajustements salariaux qui découlent de l’évaluation du maintien de l’équité salariale doivent être versés à la date à laquelle le nouvel affichage doit avoir lieu (90 jours après la date anniversaire). En cas de retard, un intérêt de 5 % est ajouté à compter de la date à laquelle ils devaient être versés.

À la différence des ajustements pour l’exercice initial et de la somme forfaitaire, l’ajustement salarial découlant de l’évaluation du maintien de l’équité salariale ne peut pas être étalé.

Les ajustements salariaux prennent habituellement la forme d’une augmentation du salaire de base.

Selon le cas, ils peuvent également prendre la forme :

• d’un élément de rémunération flexible (bonis, commissions, etc.)
• d’un avantage à valeur monétaire (vacances, régimes de retraite, etc.)
• d’une combinaison de ces moyens

Les ajustements salariaux font partie du salaire. Ils sont considérés comme faisant partie de la convention collective ou des conditions de travail applicables aux travailleuses et travailleurs qui occupent des emplois dans des catégories d'emplois à prédominance féminine. Le défaut de verser les ajustements déterminés lors de l'évaluation du maintien peut donc faire l'objet d’un recours.

Des situations particulières peuvent s’appliquer.

Après avoir réalisé votre maintien de l’équité salariale, n’oubliez pas de finaliser vos obligations et de remplir la Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale.