Après avoir mis à jour vos travaux d’équité salariale et constaté si des écarts salariaux sont présents ou non, vous devez afficher les résultats de l’évaluation du maintien. L’affichage des résultats de l’évaluation du maintien de l’équité salariale a pour but de communiquer aux travailleuses et travailleurs les résultats des travaux réalisés par l’employeur. C’est pourquoi il doit avoir lieu dans des endroits visibles et facilement accessibles pour le personnel.

Un affichage peut se faire de façon numérique, par exemple dans l’intranet de l’entreprise. Dans ce cas, vous devez vous assurer que les travailleuses et les travailleurs ont facilement accès à un ordinateur ou à un autre appareil. Ils doivent pouvoir prendre connaissance de l’affichage sans contrainte ni demande d’autorisation.

Le processus d’affichage est le même, que l’évaluation du maintien soit faite par l’employeur, conjointement avec une association accréditée ou en comité.

Quelle est la durée de l’affichage des résultats de l’évaluation du maintien?

Le processus d’affichage des résultats de l’évaluation du maintien comprend : 

• un affichage des résultats d’une durée de 60 jours
• un nouvel affichage d’une durée de 60 jours

Que doit contenir un affichage des résultats de l’évaluation du maintien?

L’affichage doit être daté et inclure :

• un sommaire de la démarche retenue pour évaluer le maintien de l’équité salariale
• la liste des changements ayant généré des ajustements, la date à laquelle chaque changement est survenu (date de début et, le cas échéant, date de fin) ou un avis indiquant qu’aucun ajustement n’est requis
• la liste des catégories d’emplois à prédominance féminine qui ont droit à des ajustements
• le pourcentage ou le montant des ajustements à verser, et les modalités de versement, s’il y a lieu
• les renseignements sur les droits des travailleuses et travailleurs, soit le droit de formuler des commentaires et de demander des renseignements additionnels, et le délai de 60 jours pour les exercer

Si vous devez mettre en place un processus de participation, l’affichage doit aussi contenir :

• un sommaire des questions posées et des observations présentées dans le cadre du processus de participation
• un sommaire de la manière dont ces questions et observations ont été considérées par l’employeur

À la fin de l’évaluation du maintien, le Progiciel produit les affichages. Si vous n’utilisez pas le Progiciel, des modèles d’affichages sont mis à votre disposition sous forme de formulaires à remplir.

Nouvel affichage

Vous devez, dans un délai de 30 jours suivant le 60^e jour de l’affichage des résultats de l’évaluation du maintien, procéder à un nouvel affichage. Le nouvel affichage constitue votre réponse aux commentaires et aux interrogations des travailleuses et travailleurs. Il doit donc préciser les modifications apportées ou indiquer qu’aucune modification n’est nécessaire. C’est normalement à partir de ce nouvel affichage que les ajustements salariaux sont versés.

Que doit contenir un nouvel affichage des résultats de l’évaluation du maintien?

Le nouvel affichage doit être daté et inclure ces éléments :

• un sommaire des renseignements additionnels demandés ou des observations présentées à la suite de l’affichage et des moyens mis en place par le comité ou l’employeur pour y répondre, ou la mention qu’aucun renseignement n’a été demandé ni aucune observation, présentée
• les modifications apportées à la suite des observations reçues ou l’indication qu’aucune modification n’est nécessaire
• si l’évaluation du maintien est réalisée par l’employeur seul :
  • les renseignements sur les recours ainsi que les délais pour les exercer
  • la mention que toute plainte portant sur les travaux d’équité salariale doit être déposée au moyen du Formulaire de plainte visant des travaux d’équité salariale

Modèles d’affichage

Situations particulières

Voici des exemples de situations particulières.

Travailleuses et travailleurs absents

Les travailleuses et travailleurs qui ont quitté l’entreprise ou qui sont absents à la date à laquelle l’évaluation du maintien doit être effectuée doivent être avisés que l’affichage des résultats est en cours. Vous devez prendre les moyens raisonnables pour les joindre. Par exemple :

• utiliser la dernière adresse connue (postale ou courriel)
• demander aux personnes toujours en poste de faire circuler l’information auprès de leurs anciennes et anciens collègues (bouche-à-oreille)
• publier une annonce dans les médias traditionnels ou les médias sociaux

Comme l’évaluation du maintien doit être réalisée tous les 5 ans, assurez-vous de pouvoir communiquer avec les personnes qui quittent l’entreprise.

Difficultés d’effectuer l’affichage des résultats à la date anniversaire

La date anniversaire, soit la date à laquelle l’employeur doit afficher les résultats de l’évaluation du maintien de l’équité salariale, peut parfois être difficile à respecter compte tenu des congés ou des fermetures temporaires d’entreprise. Lorsque la date anniversaire est un jour férié, le délai est prolongé jusqu’au jour non férié suivant. Par exemple, si le 31 décembre est un dimanche, vous pouvez effectuer l’affichage des résultats de l’évaluation du maintien le mardi 2 janvier, sans que ce soit considéré comme un retard.

Affichage quelques jours après la date anniversaire

Si l’affichage des résultats de l’évaluation du maintien est fait quelques jours après la date anniversaire, l’employeur n’a pas à modifier les ajustements salariaux à payer aux travailleuses et travailleurs. Les ajustements salariaux doivent être versés à compter de la date à laquelle doit avoir lieu le nouvel affichage de l’évaluation du maintien. Sinon, il y a des intérêts à compter de la date à laquelle devait avoir lieu le nouvel affichage.

Affichage quelques jours avant la date anniversaire

Vous pourriez afficher les résultats de votre évaluation du maintien de l’équité salariale avant la date anniversaire si celle-ci a lieu alors que l’entreprise est temporairement fermée, pourvu que les résultats affichés reflètent le portrait de l’entreprise à sa date anniversaire.

Cette mesure est exceptionnelle et devra être justifiée par l’employeur. En aucun cas, les aménagements administratifs ne peuvent porter préjudice aux droits des travailleuses et travailleurs et des associations accréditées d’exercer leurs recours.

Après avoir réalisé votre évaluation du maintien de l’équité salariale

Une fois toutes les étapes terminées, vous devez remplir votre Déclaration de l’employeur en matière d’équité salariale (DEMES). En produisant cette déclaration après chaque obligation, vous éviterez que votre entreprise soit visée par une vérification portant sur la réalisation de vos travaux. 

Obligation de conserver les données de vos travaux d’équité salariale

Vous devez conserver pendant 6 ans tous les documents ayant servi à faire vos travaux d’équité salariale. Ces documents pourraient vous être demandés par la CNESST dans le cadre d’une enquête dans votre entreprise prévue par le programme de vérification ou lors du traitement d’une plainte.

Exemples de documents

• Informations sur les catégories d’emplois (descriptions d’emploi, listes de tâches, etc.)
• Données sur la rémunération (salaires, bonis, etc.)
• Registres de paye
• Outils utilisés pour évaluer les catégories d’emplois
• Résultats de l’évaluation des catégories d’emplois et les justifications nécessaires
• Procès-verbaux des rencontres du comité d’équité salariale, s’il y a lieu
• Affichages réalisés : affichages et nouveaux affichages
• Commentaires et demandes de renseignements additionnels formulés par les membres du personnel à la suite de l’affichage