Déterminer comment évaluer le maintien de l’équité salariale

Une fois votre exercice initial d’équité salariale réalisé, vous devez évaluer le maintien de l’équité salariale dans votre entreprise tous les 5 ans. Vous pouvez choisir la manière d’évaluer le maintien de l’équité salariale dans votre entreprise. Vous avez 3 options :

• par l’employeur seul
• en comité
• de manière conjointe avec une association accréditée

Par l'employeur seul

Vous pouvez décider d’évaluer seul le maintien de l’équité salariale. Par contre, si vous choisissez cette option, un processus de participation doit être mis en place si l’un ou l’autre de ces critères s’appliquent : 

• l’exercice initial avait été réalisé par un comité d’équité salariale 

ou

• il y a au moins une association accréditée visée par l’évaluation du maintien 

Processus de participation pour les entreprises concernées

Le processus de participation vise à recueillir les questions et les observations des travailleuses et travailleurs ou des associations accréditées sur les travaux en cours. Dans le cadre du processus de participation, vous devez : 

• transmettre des renseignements sur les travaux d’évaluation du maintien de l’équité salariale en cours aux associations accréditées et, s’il y en a, aux travailleuses et travailleurs qui ne sont pas représentés. Vous devez notamment leur fournir des documents faisant état des travaux en cours 
• mettre en place des mesures de consultation sur ces travaux pour permettre aux participants de poser des questions ou de présenter des observations sur leurs préoccupations, attentes, opinions ou suggestions 

Ce processus doit être complété au plus tard 60 jours avant l’affichage des résultats de l’évaluation du maintien. Cependant, vous devez faire des efforts raisonnables pour inclure les informations pertinentes qui comprennent toute la période visée par l’évaluation du maintien, donc, jusqu’à la date anniversaire. 

Si vous mettez en place le processus de participation trop tard pour respecter ce délai de 60 jours, vous devez tout de même attendre 60 jours entre la réalisation du processus de participation et l’affichage des résultats.  

L’affichage de l’évaluation du maintien devra rendre compte de ce processus en donnant un sommaire des questions posées et des observations présentées et en exposant la manière dont elles ont été considérées. 

Consultez le document Éléments-clés relatifs à un processus de participation pour connaître les principales étapes à suivre pour réaliser un processus de participation.

Désignation des représentants 

À votre demande, les travailleuses et travailleurs non syndiqués doivent désigner une ou des personnes pour les représenter dans le cadre du processus de participation. Vous devez demander aux travailleuses et travailleurs de se réunir sur les lieux de travail pour qu’ils puissent choisir les personnes qui les représenteront. Ces travailleuses et travailleurs sont considérés au travail lorsqu’ils effectuent toute tâche liée au processus de participation. 

Les travailleuses et travailleurs syndiqués doivent être représentés dans le cadre du processus de participation, mais la Loi sur l’équité salariale ne prévoit pas de modalités spécifiques pour désigner leurs représentants. Ils sont aussi considérés comme étant au travail lorsqu’ils effectuent toute tâche liée au processus de participation. 

Les associations accréditées et les travailleuses et travailleurs non syndiqués ou leurs représentants doivent assurer la confidentialité des renseignements et des documents que vous leur avez fournis. Ils peuvent toutefois les transmettre aux travailleuses et travailleurs qu’ils représentent, qui doivent eux aussi en assurer la confidentialité. 

Exemption 

Si vous deviez réaliser l’affichage des résultats de l’évaluation du maintien entre le 10 avril et le 9 juillet 2019, une mesure particulière s’appliquait. Si vous avez respecté le délai prescrit par la Loi pour réaliser l’évaluation du maintien, vous n’aviez pas à mettre en place un processus de participation. 

Cependant, si vous deviez réaliser l’évaluation du maintien entre le 10 avril et le 9 juillet 2019, mais que vous n’avez pas respecté ce délai, un processus de participation doit être mis en place. 

Recours des travailleuses et des travailleurs 

Lorsque vous réalisez l’évaluation du maintien seul, les travailleuses et travailleurs et les associations accréditées représentant des travailleuses et travailleurs peuvent porter plainte à la CNESST dans les 60 jours qui suivent l'expiration du délai prévu pour procéder au nouvel affichage s’ils croient que cette évaluation n'a pas été faite conformément à la Loi. 

En comité

Évaluer le maintien de l’équité salariale en comité favorise la participation des travailleuses et travailleurs ainsi que des associations accréditées aux travaux d’équité salariale. Une fois que le comité est créé, il ne peut pas être dissout.

Le comité de maintien de l'équité salariale n’a pas à être le même que celui de l’exercice initial d’équité salariale ou de la dernière évaluation du maintien. Il doit cependant être formé selon les mêmes règles de représentation prévues pour le programme d'équité salariale. La CNESST peut autoriser une composition du comité différente de celle prévue à la Loi sur l’équité salariale lorsque la formation du comité pose des difficultés sérieuses ou qu'une partie n'y participe pas ou ne veut plus y participer.

Puisque chaque évaluation du maintien de l’équité salariale est une obligation distincte :

• une travailleuse ou un travailleur qui accepte de faire partie du comité de maintien de l'équité salariale n'est pas obligée d'en faire partie lors de la prochaine évaluation
• l'employeur qui décide que le maintien de l'équité salariale est évalué par un comité de maintien n'est pas obligé de procéder ainsi lors des prochaines évaluations
• mises à part les demandes que la CNESST pourrait lui adresser en cours d'enquête sur ses travaux, le comité n'a plus de mandat une fois l'évaluation du maintien terminée. Le comité est donc dissout au terme de ses travaux.

Recours des travailleuses et travailleurs

Parce que le comité de maintien a un rôle décisionnel, les résultats de ses travaux ne peuvent faire l'objet d'une plainte, pourvu qu’il soit constitué conformément à la Loi. Le comité et ses membres peuvent toutefois faire l'objet d'une plainte si une travailleuse ou un travailleur estime qu'ils ont agi de mauvaise foi, de façon arbitraire ou discriminatoire ou ont fait preuve de négligence grave dans l’accomplissement de leur mandat.

De manière conjointe avec une association accréditée

En tant qu’employeur, vous pouvez évaluer conjointement avec une association accréditée le maintien de l'équité salariale lorsque les travailleuses et travailleurs représentés par cette association ont fait l'objet d'un programme d'équité salariale distinct. 

Lorsque vous réalisez l'évaluation du maintien conjointement avec une association accréditée, vous n'êtes pas soumis à des modalités particulières concernant la composition du comité, ses règles de fonctionnement et de déroulement. Vous devez cependant faciliter la collecte de renseignements nécessaires à cette évaluation. Les personnes désignées par les parties pour participer à la réalisation conjointe du maintien de l'équité salariale doivent assurer la confidentialité des données. 

Si vous décidez de ne pas réaliser l’évaluation du maintien en collaboration avec cette association, vous devrez tout de même mettre en place un processus de participation. 

Recours des travailleuses et travailleurs

Tout comme pour les travaux du comité de maintien de l’équité salariale, une plainte portant sur la conformité des travaux du comité conjoint n’est pas recevable. Les travailleuses et les travailleurs peuvent déposer une plainte pour conduite interdite contre les membres du comité paritaire. 

Quoi faire lorsque vous ne parvenez pas à une entente?

Lorsque vous ne parvenez pas à une entente pendant que vous réalisez l’évaluation du maintien conjointement avec une association accréditée, vous pouvez déposer un différend en équité salariale à la CNESST. Ce différend peut être soumis ensemble ou séparément.

Condition particulière en présence de plusieurs programmes d’équité salariale

Lorsque plusieurs programmes d'équité salariale ont été mis en place dans une entreprise dans les travaux précédents, l'évaluation du maintien de l'équité salariale est réalisée de façon distincte pour chacun des groupes de travailleuses et travailleurs visés par ces programmes.

Si les programmes n'ont pas été implantés en même temps, le calcul du délai de 5 ans pour évaluer le maintien peut conduire à des échéances différentes. Dans ce cas, l'évaluation du maintien doit en principe être faite en fonction du délai applicable à chacun des programmes. En tant qu’employeur, vous pouvez néanmoins évaluer le maintien de l'équité salariale de plusieurs ou de tous les groupes visés par un programme de votre entreprise à la même date, à condition que vous respectiez le plus court des délais applicables.

Quoi faire en présence d’une nouvelle association accréditée?

Lorsqu'une association est accréditée pour représenter des travailleuses et travailleurs d'une entreprise avant qu'une évaluation du maintien ait été réalisée, vos obligations d'employeur relatives à cette évaluation demeurent inchangées. L'association ne peut donc pas exiger une évaluation distincte du maintien. Cependant, si l’association en fait la demande, vous pouvez accepter de réaliser un programme distinct pour les travailleuses et travailleurs qu'elle représente.

Si vous consentez à la demande de la nouvelle association accréditée, vous devrez d’abord réaliser un exercice sous forme de programme d’équité salariale pour les travailleuses et travailleurs qu’elle représente. Les données à utiliser sont celles de la date à laquelle vous réalisez le programme d'équité salariale. Vous devrez ensuite évaluer périodiquement le maintien de l'équité salariale pour les travailleuses et les travailleurs visés par le programme distinct.